Rapports

La section Rapports produit, à partir du catalogue et en PDF/A d’archivage, deux documents et une famille d’inventaires.

Les documents :

• Portfolio — un document éditorial à montrer : une galerie, un commissaire, une institution, un éditeur, un jury. L’image d’abord, un parcours par séries, une œuvre par page, peu de données (voir Le portfolio) ;
• Catalogue raisonné — la mise en page d’un catalogue de musée : couverture, sommaire, une page d’ouverture par série, une notice par page, l’image en grand, puis les annexes : concordance des numéros, index des titres, index des expositions et index bibliographique (voir Le catalogue raisonné).

Les inventaires identifient, localisent et contrôlent le fonds : des documents de gestion sobres et denses, en tableaux, en paysage, lisibles en noir et blanc (voir Les inventaires) :

• Inventaire général — le registre des œuvres, une ligne par œuvre, puis le contrôle de complétude. Sans valeur, sans localisation, sans détenteur ;
• Inventaire d’assurance — une ligne par tirage (le bien physique) : sa localisation, son détenteur, son état et sa valeur d’assurance retenue, avec sa date et sa source. Interne ;
• Inventaire par localisation — les tirages regroupés par lieu, avec la valeur d’assurance de chaque lieu. Interne ;
• Bordereau d’assurance d’exposition — les biens d’une exposition ou d’une sélection, et la valeur totale à assurer. Interne ;
• Récolement — la feuille de contrôle physique : chaque tirage, sa localisation théorique, puis la présence, la localisation et l’état constatés, vierge ou remplie des derniers constats. Interne ;
• État de valorisation — toutes les valeurs de chaque tirage côte à côte, chacune avec sa date, et leurs contrôles. Interne ;
• État de conservation — l’état de chaque tirage, sa note et ses dernières interventions publiques. Sans rien de confidentiel.

Le N° d’inventaire d’une notice ou d’une ligne de l’inventaire général est celui de l’œuvre ; une œuvre qui n’en a pas montre ceux de ses tirages, dans l’ordre de l’édition. Il n’est jamais tiré du n° de catalogue, ni de l’identifiant d’un fichier (le « n° de fichier », que les rapports n’impriment pas). Voir N° de catalogue et n° d’inventaire.

Produire un rapport

1. Choisissez le type de rapport.
2. Réglez les options :
   • Titre du document, Sous-titre, Auteur ou institution (proposé d’après Réglages › Exports, comme le format du papier) ;
   • Œuvres — Œuvres validées et publiées, Œuvres publiées, ou Toutes les œuvres non confidentielles (brouillons compris : un inventaire de travail) ; ou Choisir des œuvres… (voir plus bas) ;
   • Série — une série, ou Toutes les séries ;
   • Format — A4, US Letter ou A3 ;
   • pour le portfolio et le catalogue raisonné : Imprimer les images, Page de titre et Mentionner « Réalisé avec Obscura Catalog » au colophon. Le portfolio et le catalogue raisonné sont libres dans toutes les offres ; sans licence, la mention reste au colophon, et l’option, cochée, dit pourquoi avec Activer…. Toute formule payante peut la retirer : le colophon garde alors la date seule (« Établi le … ») ;
   • pour le portfolio : Organisation (Par série, Chronologique, Ordre de la sélection quand des œuvres sont choisies, Sans regroupement), Notice des œuvres (Minimale : numéro et technique ; Standard : numéro, technique, dimensions, édition, lieu), Image de couverture (la première œuvre illustrée) et Index des œuvres (voir Le portfolio) ;
   • pour l’inventaire général : Masquer les colonnes identiques et Ajouter le contrôle de complétude (voir plus bas) ;
   • pour les inventaires internes : Biens (Biens du fonds ou Tous les tirages), Ordre, Inclure les œuvres confidentielles et la Justification de l’inclusion du confidentiel, obligatoire ; pour le récolement, Campagne de récolement et Remplir avec les derniers constats ; pour le bordereau, Biens du bordereau (une exposition, ou les œuvres du rapport), Bien sans valeur, Miniatures, Dimensions encadrées et Prêteurs (voir Les inventaires).
3. Catalog indique combien d’œuvres le rapport contiendra (pour le bordereau d’une exposition, combien d’objets elle expose).
4. Enregistrer le PDF…, choisissez où l’enregistrer (le nom proposé est le titre du document, ou le type de rapport).

Quand aucune œuvre ne correspond, Catalog dit pourquoi au lieu de griser le bouton sans explication : un catalogue en cours de rédaction n’a souvent que des brouillons, et Inclure toutes les œuvres élargit le rapport à toutes les œuvres non confidentielles.

Le rapport est produit au fil de l’eau, avec sa progression ; vous pouvez l’interrompre (« Opération annulée. Aucun fichier n’a été conservé. »). À la fin, « Rapport enregistré : 12 œuvres, 14 pages. » — Ouvrir l’affiche. Si des images n’ont pas pu être lues (un disque débranché, des fichiers déplacés), Catalog le dit sous ce message : le portfolio les marque « Fichier source non retrouvé ». Rebranchez le disque et enregistrez de nouveau le PDF.

Le portfolio

Le catalogue raisonné documente, l’inventaire recense ; le portfolio montre et construit un parcours. Il se lit comme un catalogue d’exposition :

• la couverture (option Page de titre) : en grand, l’artiste quand toutes les œuvres ont le même auteur ; sinon ce que vous avez saisi dans Auteur ou institution (« Atelier Nora Vidalenc », ou le nom de l’artiste quand la sélection compte aussi des œuvres d’un assistant). Avec Image de couverture, l’image de la première œuvre illustrée ; dessous, le titre du document et la période des œuvres (« Œuvres choisies · 2022–2023 »), le sous-titre, le nombre d’œuvres et la date d’édition en toutes lettres (« Édition du 26 octobre 2026 ») ;
• le parcours, quand il y a plusieurs parties : chaque série, puis les œuvres hors série, avec leurs numéros (« NV-001 — NV-004 », « NV-023-A/B »), leur nombre d’œuvres et leur page ;
• une page d’ouverture par série d’au moins deux œuvres, sur un papier légèrement teinté : « SÉRIE 01 », son nom, sa période et son lieu (quand toutes ses œuvres ont le même), son introduction en italique (saisie dans Réglages › Catalogue › Valeurs de série) et, de trois à douze œuvres, leur séquence ; en pied, ses numéros et son nombre d’œuvres. Une série d’une seule œuvre n’a pas de page d’ouverture ;
• une page par œuvre : l’image d’abord, puis le titre, l’artiste et la date (« Nora Vidalenc · 30 mai 2022 »), quelques données (Catalogue, Technique, Dimensions, Édition, Lieu ; avec la notice Minimale, le numéro et la technique seulement) et la description. L’édition tient en une ligne, lue dans les tirages enregistrés : « Édition de 8 + 2 EA », « Œuvre unique », « Édition limitée » quand aucune taille n’est saisie ; le détail exemplaire par exemplaire reste au catalogue raisonné. Une donnée vide n’est pas imprimée, ni son libellé ;
• l’index des œuvres : numéro, titre, série et page de chaque œuvre ;
• le colophon : « Réalisé avec Obscura Catalog » et la date (toute formule payante peut retirer la mention, voir Produire un rapport), le nombre d’œuvres et de reproductions, la mise en page (« portfolio, modèle 2 »), un identifiant d’export, et ce qu’un rapport n’imprime jamais. Quand une reproduction est exclue, il compte à part les reproductions exclues et les images non disponibles.

Chaque page, sauf la couverture, porte en pied le nom de sa partie (la série, « SOMMAIRE », « INDEX ») et son numéro. Le document a des signets (le parcours, chaque série et ses œuvres, l’index, le colophon), et les lignes du parcours, de la séquence et de l’index sont des liens vers leur page.

L’organisation. Par série (le choix par défaut) : les séries dans l’ordre de leur première œuvre, chacune avec sa page d’ouverture, les œuvres hors série à la fin ; dans une série, l’ordre de la sélection quand des œuvres sont choisies, sinon celui du catalogue. Chronologique : une seule suite, par dates, les œuvres sans date à la fin. Ordre de la sélection : une seule suite, dans l’ordre où les œuvres ont été choisies. Sans regroupement : une seule suite, dans l’ordre du catalogue. Sans regroupement, ni parcours ni page de série. Rien n’est trié par titre.

L’image est dimensionnée d’après sa forme réelle, jamais rognée ni déformée : une image en hauteur occupe jusqu’à un peu plus de la moitié de la hauteur de la page, une image carrée un peu moins de la largeur, une image en largeur toute la largeur, un panorama toute la largeur sans recadrage. Une petite image n’est jamais agrandie au-delà de 150 ppi : elle reste petite plutôt que floue. L’image cède un peu de place, jusqu’aux sept dixièmes de sa taille, pour que le texte tienne sur sa page ; une description plus longue continue sur la page suivante, sous le rappel « NV-001 — Titre — suite ».

Une œuvre sans image garde sa page : un cadre clair dit « IMAGE NON DISPONIBLE », et dessous ce qui l’explique quand le catalogue le sait.

Une reproduction exclue (notice, Exclusion de la reproduction, voir Notice scientifique) n’est jamais imprimée, même quand son image est là : le cadre dit « REPRODUCTION EXCLUE », et dessous son motif (« DROITS DE REPRODUCTION NON OBTENUS », « À LA DEMANDE DE L’AUTEUR OU DE SES AYANTS DROIT », « À LA DEMANDE DU DÉTENTEUR », « AUTRE MOTIF »). Son fichier n’est même pas lu : il ne compte pas parmi les images manquantes.

Les statuts documentaires disent, en petites capitales, ce que le catalogue établit de la façon dont l’œuvre est connue, et seulement cela :

Une œuvre attribuée ou d’atelier le dit sur la ligne de l’artiste (« Attribué à Malo Ternier ») ; une date approximative, par sa forme (« vers 2022 »).

Les variantes. Deux œuvres d’un même numéro (NV-023-A et NV-023-B), ou liées par une relation Variante ou Œuvre préparatoire, se renvoient l’une à l’autre : « VARIANTE NV-023-B — Épi de blé p. 15 », un lien vers sa page. Seulement quand l’autre œuvre est dans le portfolio. Deux titres semblables ne font jamais une variante. Les états : une œuvre qui a un rang d’état l’imprime avant ses données (« ÉTAT II ») ; une relation Autre état renvoie à l’autre œuvre sous son rang (« ÉTAT I NV-010 — Brume p. 12 »), ou « AUTRE ÉTAT » quand l’autre œuvre n’a pas de rang. Les autres relations, la provenance, les expositions, la bibliographie, les droits et la conservation restent au catalogue raisonné.

Le catalogue raisonné

Le catalogue raisonné se lit comme un catalogue de musée :

• la couverture (option Page de titre) : le titre, le sous-titre, l’auteur ou l’institution, le nombre d’œuvres, la date d’édition ;
• À propos du catalogue : l’artiste (quand toutes les œuvres ont le même auteur), l’auteur ou l’institution, le corpus, les séries, la période documentée, les œuvres retenues, l’édition et la source ; l’introduction du catalogue, ses règles d’inclusion et ses conventions, quand Réglages › Catalogue › Introduction du catalogue les donne ; puis ce que le catalogue n’imprime jamais ;
• le sommaire : chaque série, les œuvres hors série, les annexes et le colophon, avec leurs pages ;
• une page d’ouverture par série : son titre, sa période, son nombre d’œuvres, trois images de ses œuvres (option Imprimer les images) et son introduction, saisie dans Réglages › Catalogue › Valeurs de série ;
• une notice par page : « Œuvre 01 · NV-007 », le titre, la date et la série, l’image de référence en grand (ou, à sa place, Reproduction exclue et son motif, ou Reproduction indisponible), puis la notice en trois parties : Œuvre, Épreuve physique et Documentation (voir Ce que la notice imprime). Une notice longue continue sur la page suivante, qui s’ouvre sur son rappel : « NV-001 — La terrasse, depuis la porte — suite » ;
• les annexes : la concordance des numéros, sous ses en-têtes de colonnes Référence, Ordre, Titre et Page, l’index des titres (titre, n° de catalogue, page) et, quand des œuvres sont exposées ou citées, l’index des expositions et l’index bibliographique, chaque exposition ou publication avec les œuvres qu’elle cite ;
• le colophon : la date, le nombre de notices et de reproductions et, quand une reproduction est exclue, les reproductions exclues et les images non disponibles ; la police du document.

Contrôle avant export. Enregistrer le PDF… lit d’abord les contrôles des données des œuvres du catalogue (voir Les contrôles des données) : complétude, cohérence et documentation, sans rien lire de confidentiel, comme le rapport lui-même. S’ils relèvent quelque chose, la feuille Contrôle avant export le dit : le nombre d’œuvres concernées, les constats par famille et par gravité, puis la liste, œuvre par œuvre, dans l’ordre du catalogue (les 500 premiers ; au-delà, leur nombre). Elle prévient, sans jamais bloquer : Continuer… choisit le fichier et écrit le catalogue, Annuler revient aux options pour corriger d’abord. Rien de ce contrôle n’est imprimé dans le PDF. Sans constat, la feuille ne s’ouvre pas ; si les contrôles ne peuvent pas être lus, elle le dit et l’export reste possible. Le portfolio et l’inventaire n’ont pas ce contrôle.

Les notices sont groupées par série, dans l’ordre de la première œuvre de chaque série ; les œuvres hors série viennent ensuite. Dans une série, l’ordre est celui du catalogue, et le rang (« Œuvre 01 ») suit l’ordre d’impression. Une partie vide n’est pas imprimée : pas de page de série sans série, pas d’index sans entrée, pas de ligne ni de rubrique sans valeur. Chaque page, sauf la couverture, porte en pied l’artiste (ou l’auteur), le titre du catalogue et son numéro de page ; le sommaire, la concordance et l’index des titres donnent les pages exactes.

Aucune page ne porte seulement les dernières lignes d’une notice. Quand quelques lignes déborderaient (l’état de conservation et les droits, par exemple), la notice se resserre : ses espacements d’abord, puis son image, jusqu’aux deux tiers de sa hauteur. Si cela ne suffit pas, la rubrique qui les précède passe avec elles sur la page suivante. Un paragraphe de quatre lignes ou moins n’est jamais coupé, et un paragraphe plus long laisse au moins deux lignes de chaque côté de la coupure.

Naviguer dans le PDF. Le document a des signets : À propos du catalogue, le sommaire, chaque série avec ses œuvres (« NV-001 — La terrasse, depuis la porte »), les œuvres hors série, chaque annexe et le colophon. Ses renvois sont des liens : une ligne du sommaire ouvre sa partie ; une ligne de la concordance ou de l’index des titres, une œuvre citée dans l’index des expositions ou dans l’index bibliographique, et une œuvre en relation ouvrent sa notice.

Tout le document est composé dans une seule famille de caractères, sans empattements : SF Pro, la police de macOS, incorporée au PDF. La hiérarchie vient de la graisse, de la taille et des espacements.

PDF/A. Le catalogue est écrit selon PDF/A-2b, et Catalog refuse un fichier dont les métadonnées d’archivage n’ont pas pu être écrites. Sa conformité est vérifiée par veraPDF sur des documents types, pas sur chaque fichier produit : le colophon n’annonce donc aucune conformité. Pour un dépôt qui l’exige, faites valider le fichier par l’outil de l’institution.

Les inventaires

Catalogue raisonné : connaître l’œuvre. Portfolio : la montrer. Inventaire : identifier, localiser, contrôler le fonds.

Les quatre inventaires partagent la même mise en page : un en-tête (le titre, l’auteur ou l’institution, « État au 26 octobre 2026 à 14 h 05 »), des cartes de synthèse (les comptes et les totaux), un panneau d’alertes, puis le tableau, dont les en-têtes de colonnes se répètent sur chaque page ; une ligne n’est jamais coupée entre deux pages. Le pied de page porte le titre, le lieu en cours (inventaire par localisation) et le numéro de page ; le colophon, en fin de document, dit l’état des données, l’identifiant de l’export et les règles appliquées.

Des informations fiables. Un inventaire part chez un assureur, un transporteur ou un musée : rien n’y est calculé, déduit ni inventé.

• Une seule lecture. Le rapport lit toute la bibliothèque dans une seule transaction de lecture : ce qui s’écrit pendant sa génération n’y entre pas, et ses totaux décrivent le même état que ses lignes. Générer un rapport n’écrit rien dans la bibliothèque.
• Une donnée absente s’écrit « — », et les alertes la signalent.
• Le bien est le tirage. Chaque tirage est compté une fois, avec son n° de catalogue et son numéro de tirage. Le n° d’inventaire est celui du tirage ; celui de l’œuvre s’imprime suivi de « (œuvre) », jamais comme celui du tirage. Une localisation vient du tirage, jamais de l’œuvre. Une œuvre sans tirage n’est pas un bien : elle est listée à part, sous Œuvres sans bien physique, sans être comptée ni valorisée.
• La valeur retenue est la valeur d’assurance la plus récente par date ; une valeur non datée passe après les valeurs datées ; à date égale, la dernière saisie. Elle s’imprime avec sa date, sa source, son évaluateur et son justificatif. Jamais un prix public, un palier d’édition ni une autre valeur. Une valeur sans date ou sans source reste affichée, signalée « non datée » ou « sans source » : à vérifier. Une valeur plus ancienne que le seuil de Réglages › Catalogue (trois ans par défaut) est « à réévaluer », et le rapport rappelle le seuil.
• Les totaux sont par devise : « EUR 42 600 · USD 12 000 ». Aucun taux de change, aucun arrondi avant la somme ; une valeur sans devise est totalisée à part. Chaque total est la somme de ses lignes : un rapport dont un total ne le serait pas est refusé.
• Les biens du fonds. L’inventaire d’assurance et l’inventaire par localisation couvrent par défaut les tirages en stock, en dépôt et en prêt ; un tirage vendu, donné, perdu ou détruit n’est plus au fonds, et le colophon dit combien sont laissés de côté. Tous les tirages les reprend, signalés « hors du fonds ».
• Les œuvres confidentielles restent hors des inventaires, sauf dans un inventaire interne dont l’option Inclure les œuvres confidentielles est cochée (voir plus bas). Sans l’option, un inventaire interne dit en tête de ses alertes que ses totaux sont incomplets, avec le nombre d’œuvres et de tirages laissés de côté. Un agent confidentiel n’est nommé dans aucun, pas même comme détenteur, évaluateur ou contrôleur.
• Données de démonstration. Une valeur dont la note contient « données fictives de démonstration » s’imprime étoilée (« EUR 2 800 * »), et le rapport dit que ces montants ne sont pas des valeurs réelles.

L’ordre (inventaires internes) : Numéro (l’ordre du catalogue, puis celui des tirages), N° d’inventaire, Titre, Auteur, Date, Localisation, Valeur (par devise, la plus haute d’abord) ou Ordre de la sélection (d’une sélection ou de l’accrochage d’une exposition). Chaque ordre finit sur l’identifiant : deux rapports des mêmes biens les impriment dans le même ordre.

L’inventaire général

Le registre des œuvres, une ligne par œuvre, dans l’ordre du catalogue. En tête, les cartes : œuvres, numéros d’inventaire attribués, publiées, validées, brouillons et œuvres à compléter ; puis Points à compléter, le compte de chaque constat. Il ne porte ni valeur, ni localisation, ni détenteur, ni mention confidentielle, et se produit dans toutes les offres.

• Date : une forme courte, la même pour toutes les lignes, calculée depuis les dates de tri et leur précision : « 1974 » (année, mois ou jour connus), « v. 1974 » (vers), « 1970–1975 » (période), « années 1970 » (décennie). La « Date telle que publiée » que vous avez rédigée (« vers 1974, peut-être 1975 ») reste celle de la notice et du catalogue raisonné : elle n’est pas reprise dans l’inventaire, où une colonne doit se lire d’un coup d’œil, sauf pour une œuvre qui n’a pas de date de tri : elle garde alors sa date rédigée, sur une ligne. Sans l’une ni l’autre, la cellule porte « — ».
• Technique (technique et support) : sur deux lignes au plus, puis « … ». Les autres cellules tiennent sur une ligne, coupées par « … » au bord de leur colonne. Une ligne est aussi haute que sa cellule la plus haute ; une ligne qui ne tient plus en bas de page passe à la page suivante, sous l’en-tête du tableau redessiné.
• Colonnes vides : une colonne vide pour toutes les œuvres du rapport (aucun tirage, aucune attribution, aucune date) n’est pas imprimée ; sa largeur est répartie entre les autres.
• Masquer les colonnes identiques : une colonne dont la valeur est la même pour toutes les œuvres (l’inventaire d’un seul auteur, d’une seule technique) sort du tableau, et sa valeur est dite une fois sous le titre du rapport (« Auteur : Jeanne Valory ») : rien n’est perdu. Il faut au moins deux œuvres ; l’option est désactivée par défaut.
• Le numéro de catalogue est toujours imprimé.
• Contrôle de complétude (option Ajouter le contrôle de complétude, cochée par défaut) : une section séparée du registre, qui liste les œuvres auxquelles il manque un n° d’inventaire, un auteur, une date, une technique, des dimensions ou une image de référence, ou dont le n° d’inventaire est un doublon potentiel (voir Les contrôles des données). Une œuvre complète n’y figure pas. La localisation, confidentielle, se contrôle dans les inventaires internes.

Les inventaires internes

L’inventaire d’assurance, l’inventaire par localisation, le bordereau d’exposition, le récolement et l’état de valorisation sont des documents de gestion internes : ils impriment les valeurs, les détenteurs, les localisations et, pour le bordereau, les prêteurs, qui sont confidentiels.

• Justification. Avant d’enregistrer le PDF, renseignez la Justification de l’inclusion du confidentiel (« Renouvellement du contrat d’assurance ») : sans elle, Enregistrer le PDF… reste grisé, et la raison s’affiche à côté du bouton (comme quand il n’y a rien à imprimer, ou pendant le contrôle avant export). Le rapport écrit, Catalog le note au journal des exports confidentiels (Réglages › Confidentialité, format « Rapport interne (PDF) ») sous l’identifiant imprimé au colophon, avec le nombre de valeurs, de détenteurs, de prêteurs et de localisations imprimés. Si cette note ne peut pas être écrite, le rapport n’est pas gardé. La justification s’efface après chaque rapport : un rapport, une décision.
• Mention. Chaque page porte « CONFIDENTIEL — DOCUMENT DE GESTION ».
• Œuvres confidentielles. Inclure les œuvres confidentielles (décoché par défaut) fait entrer les œuvres confidentielles du périmètre et leurs tirages, sous la même justification ; le journal compte les œuvres confidentielles incluses. Décoché, le panneau d’alertes s’ouvre sur « Totaux incomplets : … », avec le nombre d’œuvres et de tirages laissés de côté.
• Licence. L’inventaire d’assurance, l’inventaire par localisation, le bordereau et l’état de valorisation demandent une formule Pro ou Studio ; sans elle, l’écran le dit avec Activer…. L’inventaire général, le récolement et l’état de conservation sont libres.

Inventaire d’assurance. Les cartes : biens, biens valorisés, valeur d’assurance retenue (une ligne par devise), localisations, biens sans valeur et dossiers à vérifier. Puis les Alertes (valeurs sans date, sans source, à réévaluer, sans devise, biens à localiser, graphies voisines d’un lieu, œuvres sans bien physique) et le Registre des biens et valeurs : le bien (n° de catalogue, puis n° de tirage), le n° d’inventaire, le titre et l’auteur, la technique, les dimensions (et « Encadré : … » quand l’encadrement est mesuré), l’édition, la localisation, le détenteur, l’état, la valeur et sa date, la source et l’évaluateur, le justificatif, et le Contrôle de la ligne. Sous le tableau, « Total par devise ».

Inventaire par localisation. Un groupe par lieu, tel que saisi dans le tirage : la casse et les espaces ne comptent pas (« Atelier – Paris » et « atelier – paris » sont un même lieu, imprimé sous la graphie la plus fréquente), mais deux graphies voisines (« Réserve » et « Reserve ») font deux lieux : elles ne sont jamais fusionnées, et les alertes les signalent pour que vous les harmonisiez dans les tirages. Les biens sans localisation forment le groupe À localiser, en dernier. La Synthèse par localisation donne chaque lieu, ses biens, sa valeur par devise et ses biens sans valeur, puis le total : la somme des lieux égale toujours le total. Chaque lieu a ensuite sa section, avec son compte et ses totaux.

Bordereau d’assurance d’exposition. Biens du bordereau : une exposition (ses objets, dans l’ordre de l’accrochage) ou Les œuvres du rapport et leurs tirages (la sélection, le périmètre et la série). En tête : l’exposition, son lieu, sa période, son organisateur, l’artiste et le prêteur (« voir chaque bien » quand ils sont plusieurs). Par bien : le numéro, une miniature (l’aperçu de l’image de référence, au ratio conservé, jamais recadré), le bien, le titre et l’auteur, la date, la technique, les dimensions, les dimensions encadrées, l’édition, le prêteur et la valeur. Puis, encadrée, la VALEUR TOTALE À ASSURER, une ligne par devise.

• Bien sans valeur : Bloque le bordereau (le choix par défaut : le PDF n’est pas écrit, et Catalog dit combien de biens n’ont pas de valeur) ou « Valeur à établir », hors total (la ligne le dit, et le total précise combien de biens il ne compte pas).
• Une œuvre exposée sans tirage précisé (l’exposition nomme l’œuvre, pas le tirage accroché) s’imprime sur sa propre ligne, signalée « tirage non précisé », sans valeur : elle n’est jamais remplacée par un des tirages de l’œuvre. Précisez le tirage dans l’exposition.

Récolement. La feuille de contrôle physique, une ligne par tirage : le bien, son n° d’inventaire, l’œuvre, sa localisation théorique (celle du tirage), puis les colonnes constatées : localisation, présence, état, anomalie, date, contrôleur. Choisissez une Campagne de récolement pour imprimer son titre, sa période et son responsable. Sans Remplir avec les derniers constats, les colonnes constatées restent vierges, avec des lignes assez hautes pour écrire sur place. Avec, chaque ligne reprend le dernier constat du tirage (dans la campagne choisie, s’il y en a une) ; les cartes comptent les biens présents, déplacés, absents, à vérifier et sans constat, et les alertes signalent les absents et les biens trouvés ailleurs que leur localisation théorique. Le rapport n’enregistre aucun constat, et un constat ne modifie jamais la localisation ni le statut d’un tirage. La saisie des constats dans l’app viendra plus tard.

État de valorisation. Toutes les valeurs de chaque tirage côte à côte, chacune la plus récente de son type et avec sa date : Production, Prix public (celui du tirage, ou « palier de l’édition »), Acquisition (le montant du dernier événement de provenance « acquisition » de ce tirage même, jamais celui d’une œuvre ni une estimation de vente), Estimation et Valeur d’assurance (avec sa source). Le Contrôle de chaque ligne : assurance absente ou à réévaluer (seuil des réglages), devises différentes sur la ligne, prix public plus récent que l’assurance, une valeur sans date ou sans source. Aucune valeur n’est convertie ni déduite, et une ligne n’est jamais dite « cohérente » parce qu’une valeur existe.

État de conservation (préparé). L’état de chaque tirage, sa note d’état et ses deux dernières interventions publiques (date, type, intervenant, référence, « document joint »). Il n’imprime rien de confidentiel : ni intervention confidentielle, ni coût, ni note interne, ni titre de document, ni statut, ni localisation, ni valeur ; il couvre tous les tirages, sans justification. Les interventions sur l’œuvre elle-même restent au catalogue raisonné. Les altérations structurées et les recommandations attendent un modèle de constat d’état.

Rapport d’une sélection d’œuvres

Un rapport peut couvrir exactement les œuvres que vous choisissez, quel que soit leur statut (brouillons compris) :

• depuis Œuvres : sélectionnez plusieurs œuvres dans la liste (⌘-clic, ⇧-clic, ou Tout sélectionner (filtre)), puis Rapport de la sélection… dans le panneau « n œuvres sélectionnées » (voir Modifier par lot). La section Rapports s’ouvre avec ces œuvres ;
• depuis Rapports : Choisir des œuvres… ouvre la liste des œuvres qui peuvent entrer dans un rapport. Cherchez par numéro ou par titre, cochez les œuvres (Cocher les œuvres affichées coche tout le résultat d’une recherche), puis Utiliser ces œuvres.

La ligne Œuvres affiche alors « n œuvres choisies » à la place du périmètre et de la série. Modifier le choix… rouvre la liste, Revenir au périmètre rend le rapport à ses œuvres validées, publiées ou toutes. Le catalogue raisonné et l’inventaire impriment les œuvres dans l’ordre du catalogue ; le portfolio garde l’ordre de la sélection : celui de la liste Œuvres au moment de Rapport de la sélection…, ou l’ordre du catalogue pour des œuvres cochées dans Choisir des œuvres….

Une œuvre confidentielle n’entre jamais dans un rapport, même choisie : la liste ne la propose pas, et si la sélection d’Œuvres en contient, Catalog indique combien n’entrent pas dans le rapport (confidentielles, ou supprimées depuis). Si aucune des œuvres choisies ne peut y entrer, il le dit, avec Modifier le choix….

Confidentialité

Les œuvres confidentielles, les provenances confidentielles, les agents confidentiels et les notes internes sont exclus de tous les rapports ; aucune option ne les inclut.

Un agent confidentiel (photographe, partie d’une provenance, maison de ventes, lieu d’une exposition, tireur, intervenant, ayant droit, détenteur, évaluateur, prêteur) n’est nommé dans aucun rapport : la notice s’imprime comme si aucun agent n’était renseigné.

Le portfolio, le catalogue raisonné, l’inventaire général et l’état de conservation sont faits pour sortir de la maison : aucun prix ni aucun montant ne s’y imprime (ni celui d’une provenance, ni les estimations et l’adjudication d’une vente aux enchères, même publique, ni le coût d’une intervention), ni les valeurs d’un tirage, ni le détenteur actuel ou la localisation d’un tirage, ni l’emplacement d’une œuvre. Une intervention de conservation confidentielle n’est pas imprimée, ni une relation vers une œuvre confidentielle.

Les inventaires internes impriment la valeur d’assurance retenue, le détenteur, la localisation d’un tirage et le prêteur d’un objet exposé, seulement après la justification de l’inclusion du confidentiel, notée au journal (voir Les inventaires internes). Ils n’impriment ni un autre type de valeur (production, prix public, estimation), ni un montant de provenance ou de vente, ni une note interne.

Ce que la notice imprime

Le catalogue raisonné imprime la notice telle qu’un catalogue la lit, sans rien de confidentiel, en trois parties qui ne se mêlent pas : l’œuvre, ses épreuves, et ce que le catalogue en sait. Une partie vide n’est pas imprimée.

Œuvre — ce qu’est l’œuvre et qui l’a faite :

• l’auteur et, à part, le statut de l’attribution : Attribuée, Œuvre d’atelier, Contestée, ou Non établie quand l’œuvre n’a pas d’attribution acceptée ou que son auteur est inconnu. Une attribution certaine ne dit rien de plus que le nom : c’est la convention d’un catalogue raisonné. Un auteur confidentiel n’est pas nommé, mais le statut reste ;
• la date de l’œuvre, le rang de l’état (« État : II »), les autres titres (avec leur type et leur langue), la série, le type, le genre, le lieu, la technique, le support, le film / capteur, le format, le projet artistique, les circonstances de création, le n° d’inventaire, les anciens numéros, l’existence (« Détruite »).

Épreuve physique (Épreuves physiques quand l’œuvre en a plusieurs) — les tirages qui existent :

• l’édition en une ligne, lue dans les tirages enregistrés : « Édition de 8 + 2 EA », « (édition close) » quand un tirage le dit ;
• les exemplaires, nommés sans ambiguïté : « 3/8 » pour un exemplaire de l’édition, « EA 1/2 » pour une épreuve d’artiste (la première de deux), « PP 1/1 » et « HC 2/3 » pour une épreuve du tireur et un exemplaire hors commerce, « Tirage d’exposition », « Exemplaire unique », « Édition ouverte » ; « Non numéroté » ou « EA » seul quand le numéro n’est pas saisi : aucun numéro n’est inventé. Les exemplaires de l’édition viennent d’abord, puis les épreuves, puis les tirages hors numérotation ;
• ce que tous les tirages partagent, écrit une fois : la date du tirage, l’époque (« Tirage d’époque »), le procédé (sauf s’il répète la technique), le papier et son virage, les dimensions, le montage, le tireur, la signature telle qu’elle est écrite sur le tirage (« Signé au verso « N. V. 22 » »), les inscriptions, l’état de conservation ;
• sous Tirages, une ligne par exemplaire pour ce qui lui est propre, sous son libellé (« EA 1/2 : 1980, état : moyen ») ; un exemplaire qui n’a rien de propre n’a pas de ligne.

Documentation — ce que le catalogue sait de l’œuvre, et d’où il le sait :

• la description, le propos de l’auteur, l’historique, l’analyse sous le titre Commentaire critique ;
• la justification de l’attribution : l’argument de l’attribution acceptée, qui l’a établie et quand (« Par Jean Dupont, 12 mars 2020 »), et sa preuve publiée (« Source : Varrault 2025, p. 42 »), quand l’argument ou la preuve sont saisis. Rien pour une attribution anonyme ou dont l’auteur est confidentiel ;
• la justification de la datation ;
• les sources : chaque document de l’œuvre et de ses tirages (onglet Documents), sa nature, son titre, sa date et sa cote (« Correspondance : Lettre à J. Dupont, 12 mars 1975, cote AV 12 »), et l’exemplaire qu’il documente (« exemplaire EA 1/2 »). Une lettre que cite la description se joint donc à l’œuvre avec sa cote : la notice la donne en source. Un document confidentiel n’est jamais imprimé, ni la preuve d’un événement ou d’une intervention confidentiels, ni le justificatif d’une valeur ; la note interne d’un document non plus ;
• la provenance publiable, avec la vente aux enchères d’un événement (maison, vente, date, lot, issue : jamais un montant) ; les expositions ; la bibliographie, une ligne par citation : une monographie que cite la description, ou que donne la preuve d’une attribution, s’y ajoute en la citant pour l’œuvre (onglet Publications) ;
• les œuvres en relation, chacune avec la nature du lien lue depuis la notice, le n° de catalogue et le titre de l’autre œuvre, et sa page quand le catalogue l’imprime (« Variante de NV-009, Plante suspendue », et « p. 42 » en bout de ligne) : En relation avec, Variante de, Même négatif que, Même séance que, Préparatoire à (sur l’œuvre préparatoire), Préparée par (sur l’œuvre qu’elle a préparée), État I : (un autre état, sous le rang de l’autre œuvre ; Autre état de quand elle n’en a pas). Une œuvre que ce catalogue n’imprime pas est citée sans page ; une œuvre confidentielle ne l’est jamais ;
• la conservation : l’état de l’œuvre et les interventions publiques (date, type, tirage, intervenant, description, état constaté) ;
• les droits : la mention de droits, puis chaque ligne (ayant droit, licence, conditions de la licence, restrictions de reproduction, échéance).

Une date saisie sous une forme numérique (« 2022-05-31 », « 31/05/2022 », « 2022-05 ») s’imprime sous une seule forme, dans la langue de l’app : « 31 mai 2022 », « mai 2022 » (« 31 May 2022 » en anglais). Une date rédigée (« vers 1974, peut-être 1975 ») s’imprime telle quelle.

Les fichiers des documents ne s’impriment pas, seulement leur référence : l’export CSV, LIDO et CIDOC les décrivent, et l’export complet les copie (voir Exporter le catalogue). L’inventaire garde son contenu.

Les images

Les images sont celles des images de référence des œuvres, lues dans les fichiers de la bibliothèque. Elles sont placées entières, sans rognage ni déformation.