Le catalogue raisonné : les œuvres

Un catalogue raisonné recense toutes les œuvres d’un auteur, chacune sous un numéro qui permet de la citer, avec ce que l’on sait d’elle : qui l’a faite et sur quelles preuves, ses tirages, les mains par lesquelles elle est passée, les expositions et les publications où elle a figuré. La section Œuvres est le cœur de ce travail.

Œuvre et fichier

Une œuvre est l’unité citable du catalogue. Elle est distincte d’un fichier de la bibliothèque :

• une œuvre peut avoir plusieurs fichiers : négatif, scan, master, dérivé, vue d’accrochage… ;
• une œuvre perdue ou détruite peut n’avoir aucun fichier ;
• un fichier de la bibliothèque ne devient jamais une œuvre tout seul : c’est vous qui créez les œuvres.

La liste des œuvres

À gauche, la liste des œuvres. Chaque ligne montre le numéro de catalogue, le titre, la série, l’état si l’œuvre n’est pas « Existante », un cadenas si elle est confidentielle, son statut et sa complétude.

L’anneau de complétude se remplit avec le score : il est vert et marqué d’une coche quand le seuil de publication est atteint, orange à partir de 30 %, rouge en dessous. Le survol de l’anneau donne le pourcentage ; VoiceOver lit chaque ligne comme une phrase, dans l’ordre affiché, et l’anneau avec le seuil (« Complétude, 45 %, sous le seuil de publication (60 %) »).

• Rechercher des œuvres (⌘F, Édition › Rechercher…) cherche dans tout ce qui décrit une œuvre (voir ci-dessous).
• Les facettes filtrent par Statut, Existence, Attribution et Série ; Avec incohérences / à vérifier ne garde que les œuvres sur lesquelles les contrôles des données relèvent quelque chose à reprendre (voir Les contrôles des données) ; Réinitialiser les filtres les remet à zéro.
• Tri : Pertinence, Par numéro, Par titre, Plus anciennes, Plus récentes, Par complétude, Modifiées récemment.
• Charger la suite affiche les œuvres suivantes d’une longue liste.

Choisissez une œuvre pour ouvrir sa notice à droite. Sélectionner plusieurs œuvres (⌘-clic, ⇧-clic) ouvre à la place le panneau de modification par lot (voir Modifier par lot).

Rechercher

La recherche trouve une œuvre par son numéro, ses titres (sous-titre et autres titres compris), les agents de ses attributions (sauf les attributions rejetées), sa série, son type, sa technique, son support, son genre, ses dates et son lieu, sa description, le propos de l’auteur et ses notes internes, les expositions et les publications où elle ou l’un de ses tirages figure, sa provenance (les parties et les lieux), les numéros de ses tirages et de ses certificats, les numéros d’inventaire de l’œuvre et de ses tirages, ses anciens numéros, ses circonstances de création, son projet, son film ou capteur et son format, son historique et son analyse, le texte de la signature de ses tirages, les notes de ses relations, ses emplacements (la référence et le type), les ventes aux enchères de sa provenance et de celle de ses tirages (la maison de vente, la vente, le lot), sa conservation (le restaurateur, la description, la référence et la note de chaque intervention, sur l’œuvre ou un tirage, et la note de l’état de l’œuvre), ses droits (l’ayant droit, les conditions, les restrictions, la note) et les documents de l’œuvre et de ses tirages (le titre, le nom du fichier, la référence, la note). Les montants, les prix, les estimations, les coûts, les devises, le détenteur et la localisation d’un tirage ne sont jamais cherchés, ni les types et les codes (l’état « Bon », la licence). Limite actuelle : l’historique des modifications n’est pas cherché.

• Accents et majuscules sont ignorés : eglise trouve « Église », oeuvre trouve « Œuvre ». Chaque mot doit figurer, comme début de mot : fal trouve « Falaise ».
• Un nombre se cherche entier (1 ne trouve pas 1975), et un numéro se tape sans ses zéros : 42 trouve JM-1975-0042. 19* cherche tout ce qui commence par 19.
• "église du port" (ou « église du port ») cherche la phrase exacte ; "église du p"* la cherche comme début.
• -falaise écarte les œuvres qui contiennent le mot ; -artiste:durand celles de cet agent.
• paris OR lyon (ou OU) trouve l’un ou l’autre : paris OR lyon 1975 cherche (Paris ou Lyon) et 1975.
• Pour chercher dans un seul champ : artiste:, titre:, série:, expo:, pub:, prov:, n°:, inv:, cert:, suivis d’un mot ou d’une phrase entre guillemets (artiste:"Jeanne Marchal"). n°: cherche le n° de catalogue, cert: (ou tirage:) les numéros de ses tirages et de ses certificats, inv: (ou inventaire:) les n° d’inventaire de l’œuvre et de ses tirages : inv:"AT-1975-12", ancien: (ou concordance:) ses anciens numéros et leur source : ancien:42, ancien:drouot, emplacement: (ou rangement:) ses emplacements, par leur référence ou leur type : emplacement:"Boîte 12", emplacement:disque, lié: (ou relation:) le numéro et le titre des œuvres avec lesquelles elle est en relation : lié:JM-1975-0042 liste les œuvres en relation avec JM-1975-0042 (voir Relations). Un mot seul ne cherche jamais dans les œuvres en relation : JM-1975-0042 trouve cette œuvre-là seulement. vente: (ou enchères:) les ventes aux enchères, conservation: (ou restauration:) la conservation, droits: (ou licence:) les droits, doc: (ou document:) les documents : vente:drouot, conservation:"constat 2019". Les noms anglais marchent aussi (artist:, series:, inventory:, former:, related:, storage:, sale:, rights:…). Un nom de champ inconnu est cherché comme du texte.
• année:1975 ou année:1970-1979 filtre sur la Date de tri (de) ; statut:publiée (brouillon, relecture, validée, retirée) sur le statut.

Taper une recherche passe la liste en tri Pertinence : les œuvres dont le numéro ou le titre correspond passent avant celles qui ne le mentionnent que dans leurs notes ; à égalité, l’ordre du catalogue. Effacer la recherche revient au tri Par numéro ; un autre tri choisi reste. La liste suit la frappe après un court instant. Entrée sur un numéro de catalogue exact (JM-1962-001) ouvre l’œuvre ; à défaut, sur le n° d’inventaire exact d’une œuvre.

Si une œuvre que vous savez décrite n’est pas trouvée, menu ⋯, Reconstruire l’index de recherche reconstruit l’index à partir du catalogue.

Le tableau des œuvres

Pour voir toutes les données du catalogue raisonné d’un coup d’œil, sans ouvrir chaque notice, passez la section en Tableau : les trois boutons à côté de Nouvelle œuvre choisissent Liste (la liste et la notice côte à côte), Tableau ou Galerie (voir La galerie des œuvres). Le tableau occupe toute la largeur de la section, une ligne par œuvre.

Les colonnes. Le menu Colonnes (et un clic droit sur les en-têtes) propose tous les champs de la notice, rangés par groupe : identification (image de référence en vignette, n° de catalogue, n° d’inventaire, titre, autres titres, sous-titre, type, série, genre), date et lieu (date telle que publiée, dates de tri, précision, lieu), technique et support, attribution (auteur de l’attribution acceptée, certitude), description (description, propos de l’auteur, mention de droits), tirages et provenance (nombre de tirages, n° d’inventaire des tirages, nombre d’événements de provenance, dernier détenteur, valeur de production, prix public et valeur d’assurance des tirages), expositions, publications et fichiers (leur nombre), suivi de la notice (état, emplacement, statut, complétude, confidentiel, notes internes, dates de publication, de création et de modification, Contrôles : le nombre de constats des contrôles des données et le plus grave, « 2 · Incohérence »). Le n° de catalogue est toujours affiché. Quatre préréglages : Identification (celui du premier affichage), Provenance, Expositions et Toutes les colonnes ; Réinitialiser les colonnes revient au premier.

• Déplacer une colonne : glissez son en-tête. Redimensionner : tirez le bord de son en-tête.
• Trier : cliquez un en-tête ; un second clic inverse l’ordre. Majuscules et accents sont ignorés (« Été » se range avec les E), les valeurs vides vont toujours à la fin, et deux œuvres égales restent dans l’ordre du catalogue. Choisir un tri dans le menu des facettes revient aux tris de la liste (Pertinence pendant une recherche).
• Catalog retient le choix des colonnes, leur ordre, leurs largeurs et le tri, ainsi que la présentation (Liste, Tableau ou Galerie), d’une session à l’autre.

Recherche et facettes s’appliquent au tableau comme à la liste, et la sélection est la même : une œuvre choisie dans le tableau l’est encore en revenant à la liste.

Sélectionner : un clic, ⇧-clic, ⌘-clic, ⌘A pour toutes les lignes du tableau. Sous le tableau, la barre de la sélection reprend les actions par lot de la liste : Ouvrir la notice (une œuvre), Modifier…, Attribuer…, et dans son menu ⋯ Rattacher à une exposition…, Citer dans une publication…, Appliquer les valeurs de série et Rapport de la sélection… ; Désélectionner (Échap). Supprimer (⌫) demande de supprimer l’œuvre sélectionnée, comme dans la liste.

Ouvrir une notice : double-clic sur une ligne, ou Entrée. La notice s’ouvre dans la présentation Liste, comme une fiche citée (Précédent, ⌘[, revient à la notice d’avant) ; le bouton Tableau ramène le tableau tel que vous l’aviez laissé, sa sélection et son tri compris.

Données confidentielles. Le tableau les montre comme la notice, avec leur marque : un cadenas devant « Confidentiel » pour une œuvre confidentielle, et devant le dernier détenteur quand il vient d’un événement de provenance confidentiel ; le survol du cadenas dit pourquoi, et VoiceOver lit « Confidentiel » avant la valeur. Le dernier détenteur est celui de l’onglet Provenance : la partie qui reçoit l’œuvre (ou le lieu) au dernier événement daté, de l’œuvre ou de l’un de ses tirages. Les notes internes s’affichent, comme dans la notice, mais ne sortent jamais. Les trois colonnes de valeurs additionnent les valeurs actuelles des tirages de l’œuvre (production et assurance) ou donnent la fourchette de leurs prix publics (palier de l’édition compris), devise par devise, toujours avec le cadenas ; elles ne se trient pas.

Exporter ce tableau… (menu ⋯, en présentation Tableau) écrit un fichier CSV : toutes les œuvres du tableau (pas seulement les lignes affichées), dans son ordre, avec ses colonnes affichées, dans leur ordre, et leurs titres pour en-têtes : c’est le tableau tel que vous le voyez, ses valeurs dans la langue de l’interface (pour un fichier aux colonnes et aux codes stables, utilisez l’export CSV, voir CSV). La vignette et les notes internes ne sont jamais exportées. La règle de confidentialité est celle des exports (voir Exporter le catalogue) : par défaut, les œuvres confidentielles sont laissées de côté, les colonnes Emplacement et des valeurs restent vides, et le dernier détenteur et le nombre d’événements ne comptent que les événements publiables. Inclure les enregistrements confidentiels demande une justification ; elle est jointe au fichier (<nom>-EXPORT-CONFIDENTIEL.txt, à côté) et notée dans le journal de Réglages › Confidentialité. Le choix ne vaut que pour cet export. Le séparateur part de Réglages › Exports.

Le tableau lit les œuvres par pages, à mesure que vous faites défiler : 20 000 œuvres défilent comme 20.

Limite actuelle : les champs apportés par les versions récentes (anciens numéros, autres titres typés, circonstances de création, projet, film / capteur, format, relations, ventes, conservation, droits structurés) n’ont pas encore de colonne ; la colonne Mention de droits est la mention libre.

La galerie des œuvres

Pour reconnaître une œuvre à son image, parcourir une série ou repérer celles qui n’ont pas encore d’image de référence, passez la section en Galerie (troisième bouton à côté de Nouvelle œuvre). Une vignette par œuvre, sur toute la largeur de la section :

• l’image de référence de l’œuvre, entière dans son cadre : son format est gardé, elle n’est jamais recadrée. Elle vient des vignettes que Catalog prépare pour la bibliothèque, jamais du fichier original, et n’est lue qu’au moment où sa vignette paraît à l’écran ;
• une œuvre sans image de référence montre un cadre « Pas d’image » ; une œuvre dont la reproduction est exclue (onglet Identification) montre « Reproduction exclue », et son image n’est jamais affichée, même si elle en a une ; une image dont le fichier est introuvable (disque débranché, fichier déplacé) et dont Catalog n’a pas encore de vignette montre « Manquant », comme dans la bibliothèque — une vignette déjà préparée reste affichée, disque branché ou non ;
• sous l’image, le n° de catalogue, le titre (« Sans titre » s’il n’y en a pas) et la date ; une œuvre confidentielle a son cadenas devant le numéro, comme dans la liste.

Le curseur au-dessus de la galerie règle la taille des vignettes ; les vignettes s’élargissent pour occuper la rangée. Catalog retient la taille et la présentation d’une session à l’autre.

Recherche, facettes et tri sont ceux de la liste, et la sélection est la même : une œuvre choisie dans la galerie l’est encore dans la liste et le tableau. La liste n’a pas de groupement par série : pour parcourir une série, choisissez-la dans la facette Série.

Sélectionner : un clic, ⇧-clic, ⌘-clic, ⌘A pour toutes les œuvres de la galerie ; au clavier (cliquez d’abord dans la galerie), les flèches passent d’une vignette à l’autre, ⇧ avec les flèches étend la sélection, Début, Fin, Page précédente et Page suivante sautent, Échap désélectionne. Sous la galerie, la barre de la sélection est celle du tableau (Ouvrir la notice, Modifier…, Attribuer…, menu ⋯). Supprimer (⌫) ou le clic droit, Supprimer l’œuvre…, demande de supprimer l’œuvre sélectionnée, comme dans la liste.

Ouvrir une notice : double-clic sur une vignette, Entrée, ou clic droit, Ouvrir la notice. La notice s’ouvre dans la présentation Liste ; le bouton Galerie ramène la galerie sur l’œuvre ouverte.

VoiceOver lit les vignettes rangée par rangée, chacune en une phrase : « JV-0001, La terrasse, 1962 », puis « Enregistrement confidentiel », « Pas d’image » ou « Reproduction exclue » quand c’est le cas.

La galerie lit les œuvres par pages, à mesure que vous faites défiler, et ne garde en mémoire que les images proches de l’écran : 20 000 œuvres défilent comme 20.

Créer une œuvre

Nouvelle œuvre (⌘N, aussi Fichier › Nouvelle œuvre, depuis n’importe quelle section) crée une œuvre en brouillon, sans titre, au prochain numéro du catalogue, et l’ouvre.

Créer des œuvres depuis les fichiers

Pour cataloguer d’un coup des fichiers déjà dans la bibliothèque : menu ⋯ (Autres actions), Créer des œuvres depuis n fichiers non rattachés…. Un fichier « non rattaché » n’est lié à aucune œuvre.

Rien n’est créé avant votre confirmation. Catalog montre d’abord combien d’œuvres seront créées et leurs numéros (« numérotées de … à … ») : une œuvre par fichier, chaque fichier devenant l’image de référence (rôle « Master ») de son œuvre, dont il donne le titre et la description s’il en porte. Créer n œuvres confirme, et le compte rendu dit combien d’œuvres ont pris le titre de leur image, et combien en ont pris la description. Les numéros attribués ne seront jamais réattribués, même si vous supprimez ces œuvres ensuite. Au plus 5 000 fichiers sont pris en compte à chaque fois.

Pour ne cataloguer que certains fichiers, partez de la bibliothèque : sélectionnez-les dans la grille, puis Œuvres › Créer des œuvres depuis la sélection… (une œuvre par fichier, ou une seule œuvre pour toute la sélection, avec l’image de référence de votre choix). À la fin d’un import de dossier, Créer des œuvres depuis ces fichiers… fait de même pour les fichiers du dossier liés à aucune œuvre. L’inspecteur de la bibliothèque montre l’œuvre d’un fichier et lie un fichier à une œuvre existante (voir L’œuvre d’un fichier).

Sans licence, le catalogue est limité à 50 œuvres ; une licence relève cette limite selon l’offre (voir Licence et offre gratuite). Au-delà, Nouvelle œuvre est refusée avec la raison ; une création depuis des fichiers que la limite ne peut pas contenir en entier n’est pas commencée. Consulter et modifier les œuvres existantes, une à une ou par lot, ne demandent jamais de licence.

La numérotation

Chaque œuvre reçoit à sa création un numéro de catalogue, par défaut de la forme SB-2026-000154 : un préfixe, l’année de création de l’œuvre dans Catalog, et un numéro d’ordre sur six chiffres. Le numéro d’ordre repart à 1 chaque année quand l’année fait partie du numéro.

Trois règles protègent les citations :

• un numéro n’est jamais réattribué : celui d’une œuvre supprimée reste réservé, et les numéros sautés ne sont pas comblés ;
• le numéro d’une œuvre publiée ne change plus : c’est par lui qu’elle est citée ;
• la variante (A, B…) distingue deux états d’une même prise de vue ; elle se fige elle aussi à la publication.

Régler la numérotation

Obscura Catalog › Réglages… › Catalogue (menu ⋯ d’Œuvres, Réglages du catalogue…, y mène) :

• Fonds — le nom de l’Espace de travail, que vous pouvez changer (« Succession Jeanne Valory ») : il sert de source aux notices LIDO quand Réglages › Exports n’en donne pas, et de nom aux fichiers d’export. Il ne peut être ni vide, ni sur plusieurs lignes, ni dépasser 120 caractères ;
• Numérotation des œuvres — Préfixe, Inclure l’année, Chiffres (de 1 à 12), avec un Exemple ;
• Numéros d’inventaire — facultatif : Proposer les numéros selon un schéma, puis Préfixe, Chiffres et Premier numéro, avec un Exemple (voir N° de catalogue et n° d’inventaire) ;
• Publication — le Seuil de publication, de 0 à 100 % par pas de 5 (60 % par défaut) ;
• Confidentialité par défaut — Nouvelles œuvres confidentielles (non par défaut), Nouveaux tirages confidentiels et Nouveaux événements de provenance confidentiels (oui par défaut) : la case « Confidentiel » d’une fiche créée ensuite (par Nouvelle œuvre, la création d’œuvres depuis des fichiers, l’import CSV, une nouvelle édition, un nouvel événement) part de ce choix, que chaque fiche peut changer. Rien de ce qui existe déjà ne change. Un événement dont une partie est une personne vivante reste confidentiel quel que soit ce choix (voir Personnes vivantes) ;
• Valeur d’assurance à réévaluer après — l’âge, de 1 à 20 ans (3 par défaut), au-delà duquel l’onglet Tirages signale une valeur d’assurance à réévaluer (voir Les valeurs d’un tirage) ;
• Valeurs de série — les valeurs de chaque série (voir Les valeurs de série), à modifier sans ouvrir une notice ;
• Poids de la complétude — ce que vaut chaque critère, en lecture seule (total 100).

Enregistrer (⌘S) applique les changements, Rétablir les abandonne.

Fixez la numérotation avant la première œuvre : dès qu’une œuvre porte un numéro, ces réglages sont verrouillés, pour qu’un corpus n’ait qu’un seul format de citation. Le schéma des numéros d’inventaire, lui, ne l’est jamais.

N° de catalogue et n° d’inventaire

Deux numéros, qui ne désignent pas la même chose et ne se déduisent jamais l’un de l’autre :

• le n° de catalogue (SB-2026-000154) désigne l’œuvre dans le catalogue raisonné publié. Catalog l’attribue, il ne change plus une fois l’œuvre publiée et n’est jamais réattribué ;
• le n° d’inventaire désigne un objet physique (un tirage, une plaque, un négatif) dans un fonds, un atelier ou une collection, avec sa propre logique : ordre d’entrée, cote d’archives, numéro d’une institution, souvent antérieur au catalogue. Chaque tirage a le sien (onglet Tirages, voir Le n° d’inventaire d’un tirage) ; une œuvre peut en avoir un aussi (onglet Identification), pour un fonds qui inventorie l’œuvre plutôt que ses tirages.

Un n° d’inventaire est facultatif et se saisit librement ; il est unique dans le fonds : deux œuvres, deux tirages, ou une œuvre et un tirage ne peuvent pas porter le même. Il reste modifiable : ce n’est pas une citation publiée.

La casse et les espaces ne font pas un autre numéro. INV-042, inv-042, INV 042 et INV 042 sont, pour Catalog, le même numéro : majuscules et minuscules sont confondues, et les espaces (au début, à la fin et à l’intérieur, espaces insécables compris) ne comptent pas. Les autres signes, eux, comptent : INV-042, INV.042 et INV042 sont trois numéros, É-1 et E-1 deux. Le numéro est gardé et affiché tel que vous l’avez saisi (sans les espaces du début et de la fin).

Vérifié pendant la saisie. Une fraction de seconde après la dernière frappe, Catalog regarde si le numéro est déjà donné dans le fonds. S’il l’est, le champ le dit et nomme le détenteur : « Ce n° d’inventaire est déjà attribué à « Brume sur l’étang » (2026-012). », ou « … au tirage 2026-012-3 de « Brume sur l’étang » (2026-012). » ; si le numéro y est écrit autrement, il le précise (« Il y est écrit « INV-042 » »). Enregistrer reste grisé tant que le conflit dure. Deux boutons sous le message : Ouvrir la notice ouvre l’œuvre qui porte le numéro (sur son onglet Tirages quand c’est un tirage ; vos modifications non enregistrées sont d’abord à enregistrer ou à abandonner, comme pour tout changement d’œuvre), et, quand un schéma est réglé, Attribuer le prochain numéro libre remplace le numéro par le suivant du schéma. Le numéro que l’œuvre ou le tirage porte déjà n’est jamais signalé comme un conflit, même écrit autrement. Si l’enregistrement est tout de même refusé (un numéro donné ailleurs entre-temps), le message nomme aussi le détenteur.

Numéros en double d’une bibliothèque plus ancienne. Avant cette version, deux objets pouvaient porter des numéros qui ne différaient que par la casse ou les espaces (INV-1 et inv 1). La mise à jour de la bibliothèque n’en modifie aucun : à l’ouverture de Œuvres, un bandeau dit combien de numéros sont ainsi donnés à plusieurs objets ; Afficher les notices les liste (numéro tel qu’écrit, œuvre ou tirage, Ouvrir la notice) et Plus tard masque le bandeau jusqu’au prochain lancement. La notice d’un de ces objets le signale aussi sous le champ, sans bloquer Enregistrer : elle s’enregistre tant que son numéro reste le même, à la casse et aux espaces près. Changez l’un des deux numéros pour que le bandeau disparaisse.

Avec un schéma réglé dans Réglages › Catalogue › Numéros d’inventaire (par exemple le préfixe INV-, quatre chiffres, à partir de 1), Attribuer un n° d’inventaire, à côté du champ vide, y met le numéro suivant le plus haut déjà donné à une œuvre ou un tirage du fonds selon ce schéma (INV-0043 après INV-0042, et aussi après un inv-0042 saisi en minuscules), à enregistrer avec la notice. Sans schéma, le bouton n’apparaît pas.

Le n° d’inventaire sort dans les exports (CSV, LIDO, CIDOC), les rapports et la recherche (inv:). L’identifiant qu’un fichier de la bibliothèque peut porter de son côté (colonne file_number de l’export de la bibliothèque, « N° de fichier ») n’est pas un n° d’inventaire et ne s’imprime plus dans les notices.

La notice d’une œuvre

En tête de la notice, l’image de référence en grand, sur toute la largeur de la notice et dans ses proportions. Cliquez dessus (ou appuyez sur Espace quand elle a le focus, ou sur le bouton loupe à droite de « Image de référence ») pour la voir en grand sur fond sombre, comme dans la bibliothèque : ← et → passent aux autres fichiers liés à l’œuvre (l’image de référence d’abord, puis du négatif aux dérivés), Espace, Entrée ou Échap la referment. Seuls les fichiers présents sur ce Mac s’y montrent. « Image de référence » replie l’image en vignette pour gagner de la place, et la déplie ; Catalog s’en souvient d’une session à l’autre. Une œuvre sans image propose Lier une photo…, qui ouvre le choix d’un fichier de la bibliothèque : le premier lié devient l’image de référence. L’image s’affiche à partir des aperçus de la bibliothèque, sans jamais faire attendre la notice ; VoiceOver la lit avec le numéro et le titre de l’œuvre.

Dessous : la vignette de l’image quand elle est repliée, le numéro, le titre, la mention d’attribution telle qu’elle s’imprimera (« Attribué à … », « Atelier de … », « Attribution contestée »…), l’anneau de complétude et, s’il manque quelque chose, le lien Suivant : critère manquant (⇧⌘M), qui vous emmène au champ ou à l’onglet le plus important à remplir.

Juste dessous, le statut de l’œuvre et les changements de statut possibles, puis, à droite, Supprimer…, Rétablir et Enregistrer, dans le même ordre que sur toutes les fiches.

La notice a onze onglets : Identification, Attribution, Tirages, Conservation, Provenance, Expositions, Publications, Relations, Droits, Fichiers, Documents. Quand la colonne est trop étroite pour les onze, ils passent dans un menu qui affiche l’onglet ouvert. Attribution, tirages, conservation et provenance sont décrits au chapitre Attributions, tirages et provenance ; expositions et publications au chapitre Expositions et publications.

De la place pour la notice

La notice partage la section avec la liste des œuvres. Pour lui donner de la place sans redimensionner la fenêtre :

• Masquer la liste des œuvres (⌥⌘L, Présentation › Masquer la liste des œuvres, ou le premier des deux boutons en haut à droite de la notice) donne toute la largeur de la section à la notice ; Afficher la liste des œuvres la rend. Rechercher… (⌘F) la rend aussi, le champ de recherche étant dans la liste ;
• Notice en pleine fenêtre (⇧⌘F, Présentation › Notice en pleine fenêtre, ou le second bouton) masque la liste et la barre latérale : la notice occupe toute la fenêtre, que vous pouvez agrandir ou passer en plein écran comme toute fenêtre du Mac. Quitter la notice en pleine fenêtre (même raccourci) rend la liste comme elle était ; choisir une autre section rend la barre latérale ;
• le séparateur entre la liste et la notice se tire à la souris (ou s’ajuste avec VoiceOver) ; la liste garde au moins 320 points, la notice 420.

Catalog retient ces choix d’une session à l’autre : la liste masquée, la pleine fenêtre et la position du séparateur. La liste revient d’elle-même quand aucune œuvre n’est ouverte, ou que plusieurs sont sélectionnées : c’est là qu’on choisit. Précédent et Suivant (⌘[ et ⌘]) passent d’une notice à l’autre sans la liste.

La pleine fenêtre n’est pas une autre fenêtre : c’est la même notice, avec Modifié, Enregistrer et Rétablir, et changer d’œuvre avec des modifications en cours pose la même question. Catalog n’a qu’une fenêtre.

Identification

La capture montre le haut de l’onglet ; les groupes Création et prise de vue, Notice scientifique, Prise de vue, Traçabilité, Historique des modifications et Certificats émis sont plus bas.

• Identité — N° de catalogue (non modifiable), Variante, N° d’inventaire (facultatif ; Attribuer un n° d’inventaire quand un schéma est réglé), Anciens numéros, Titre, Sous-titre, Autres titres, Langue du titre (un code de langue : fr, en, ja… ; les exports LIDO et CIDOC marquent le titre de cette langue, celle de Réglages › Exports quand le champ est vide), Série, Genre, Type d’œuvre. Les anciens numéros sont la concordance avec les catalogues, inventaires et ventes antérieurs : Ajouter un ancien numéro ajoute une ligne, le numéro et sa source (« Catalogue 1985 », « Vente Drouot 1990 ») ; une œuvre en a autant qu’il faut, ils se cherchent (ancien:) et ne sont jamais des n° de catalogue. Les autres titres sont typés : Ajouter un titre ajoute une ligne, son type (Titre d’origine, Titre traduit, Ancien titre ou Autre titre), le titre et sa langue (un code : fr, en, ja…). Les titres alternatifs d’avant la version qui a apporté les types sont devenus des Autres titres, sans langue, dans leur ordre : rien n’est perdu ni deviné. Sous le Titre, la notice signale un titre différent de celui de l’image de référence (Titre différent de l’image), avec Prendre le titre de l’image et Écrire le titre dans l’image… ; enregistrer un nouveau titre propose de l’écrire aussi dans l’image (voir Le titre de l’œuvre et celui de l’image) ;
• Technique et support — Technique, Support ;
• Dates — Date telle que publiée (c’est ce qui s’imprime : « vers 1974, peut-être 1975 » ; elle reste du texte libre), Date de tri (de) et Date de tri (à), Précision (jour, mois, année, vers, décennie, intervalle, inconnue). Les dates de tri ne servent qu’au tri et aux facettes ; la date de fin ne peut pas précéder la date de début. Reprendre dans la date de tri remplit les dates de tri et la précision depuis la date telle que publiée quand elle se lit sans ambiguïté (1974-03-12, « vers 1974 », « années 1970 », 1970–1975) ; une date qui se lit de deux façons (12/03/1974) ou pas du tout (« printemps 1974 ») ne remplit rien, et la notice le dit sous le champ. La précision suit ce que vous tapez dans Date de tri (de) (jour, mois ou année), sauf « vers », « décennie » ou « intervalle », que vous choisissez. Choisir une précision plus grossière que la date (« Année » pour 1974-03-12) affiche 1974 sans rien effacer : la notice dit que la date enregistrée reste 1974-03-12, et Réduire la date à la précision… l’efface, après confirmation. Voir Saisir une date ;
• Contexte — Lieu, Latitude et Longitude du lieu (en degrés décimaux, WGS 84, comme les écrit le GPS d’un appareil : 48,8566 et 2,3522 ; les deux ou aucune, chacune dans son intervalle, sinon Catalog refuse l’enregistrement), Existence (existante, perdue, détruite, localisation inconnue, non retrouvée), Enregistrement confidentiel (la Mention de droits est dans l’onglet Droits) ;
• Emplacement — où l’œuvre est rangée dans le fonds : Ajouter un emplacement ajoute une ligne, son type (Disque dur, Classeur, Boîte, Tiroir, Étagère ou Autre) et sa référence (« Boîte 12 », « LaCie 4 To — /Archives/2022 ») ; une œuvre en a autant qu’il faut (le négatif dans un classeur, son scan sur un disque dur, un tirage en stock dans une boîte : « Tirage 2/8 — Boîte 12 »), une ligne sans référence n’est pas gardée. C’est une information interne : elle se cherche (emplacement:), se suit dans l’historique, a sa colonne dans le tableau, mais ne sort que dans un export CSV qui inclut les enregistrements confidentiels, jamais en LIDO, en CIDOC, dans un rapport ou un certificat. Un tirage chez un tiers se situe, lui, par son détenteur et sa provenance ;
• Création et prise de vue (repliable) — Circonstances de création (commande, reportage, séance…), Projet artistique (le projet de l’artiste, distinct du dossier importé et de la série), Film / capteur (« Tri-X 400 », « capteur plein format »), Format (6×6, 4×5, 24×36…) ;
• Description — Description, Propos de l’auteur, Notes internes (jamais exportées ni imprimées, quelles que soient les options) ;
• Notice scientifique (repliable) — Historique (la genèse de l’œuvre, sa fortune, ses états), Analyse, commentaire critique (le catalogue raisonné l’imprime sous le titre « Commentaire critique ») et Justification de la datation (les sources et le raisonnement qui fondent la date), distincts de la description et du propos de l’auteur, publiés avec la notice. S’y ajoutent :
  • Rang de l’état — Aucun, ou I, II, III… : le rang de l’œuvre parmi les états de son image, qui s’imprime « État II ». Il se saisit, il n’est jamais déduit des relations ; les autres états se lient dans l’onglet Relations (Autre état) ;
  • Exclusion de la reproduction — Aucune, ou le motif : Droits non obtenus, Choix de l’auteur ou des ayants droit, Demande du détenteur, Autre motif. Une reproduction exclue n’est jamais imprimée dans un rapport, même quand son image est là : son motif s’imprime à la place (voir Rapports). L’image de référence reste au catalogue, et la complétude ne change pas.

Les deux groupes repliables sont ouverts quand ils contiennent quelque chose, fermés sinon : une notice qui ne s’en sert pas reste aussi courte qu’avant. Cliquez leur titre pour les ouvrir ou les fermer.

Sous la notice scientifique, dans cet ordre, quatre groupes en lecture seule, repliés par défaut (cliquez leur titre pour les ouvrir ; ils restent ouverts d’un onglet à l’autre) :

• Prise de vue — l’appareil, l’objectif, la focale, l’ouverture, la vitesse, la sensibilité ISO et la date de prise de vue lus dans le fichier : celui du master, à défaut du négatif (ou de la plaque, du plan-film, de l’Ektachrome), à défaut de l’image de référence, le premier qui en porte. Le groupe nomme le fichier lu ; ces valeurs se corrigent dans la bibliothèque (voir Métadonnées EXIF et XMP), pas ici ;
• Traçabilité — l’identifiant de la notice (UUID, qui ne change jamais), la date de sa création et de sa dernière modification, le fichier source (celui de la prise de vue, à défaut l’image de référence) avec son empreinte SHA-256 et sa taille ;
• Historique des modifications — ce qui a changé dans la notice, ses tirages et ses attributions, champ par champ, avant et après, avec la date et l’origine de chaque modification (voir L’historique des modifications) ;
• Certificats émis — les certificats d’authenticité émis pour l’œuvre et pour ses tirages, avec leur numéro (et leur version à partir de la deuxième), leur statut (valide, remplacé, révoqué), leur objet et leur date. Les émettre, les réémettre ou les révoquer se fait dans la section Certificats (voir Certificats).

Quand la notice est large, les groupes se rangent sur deux colonnes (Identité à gauche ; Technique et support, Dates, Contexte, Emplacement, Création et prise de vue à droite), la description et les groupes suivants dessous sur toute la largeur ; dans une notice étroite, une seule colonne, et les champs courts (Série et Genre, les dates de tri) passent l’un sous l’autre quand ils ne tiennent plus côte à côte. Description, Propos de l’auteur et Notes internes s’agrandissent avec leur texte : tout se lit sans barre de défilement dans le champ.

Tant que vos modifications ne sont pas enregistrées, l’en-tête de la notice affiche Modifié. Enregistrer (⌘S) les écrit ; Rétablir les abandonne. Les deux boutons sont en haut de la notice, à côté de l’anneau de complétude : ils restent à portée depuis chaque onglet, sans faire défiler le formulaire.

Changer d’onglet ou de section ne perd rien : la notice est retrouvée telle que vous l’avez laissée. Choisir une autre œuvre (ou en créer une) avec des modifications en cours demande d’abord « Enregistrer les modifications de « … » ? » :

• Enregistrer — écrit la notice, puis ouvre l’œuvre choisie. Si une règle refuse l’enregistrement (des dates de tri inversées, par exemple), Catalog le dit et reste sur la notice ;
• Ne pas enregistrer — abandonne les modifications et ouvre l’œuvre choisie ;
• Annuler — reste sur la notice, modifications intactes.

Enregistrement confidentiel exclut l’œuvre de tout export par défaut (voir Exporter le catalogue).

Saisir une date

Toutes les dates structurées de Catalog se saisissent dans le même champ : les dates de tri d’une œuvre, la date d’un événement de provenance et celle d’une vente aux enchères, la date d’une valeur et d’un palier de prix, d’une intervention, d’un document, l’échéance des droits, le début et la fin d’une exposition, la naissance et le décès d’un agent.

• Le masque : tapez les chiffres, AAAA, AAAA-MM ou AAAA-MM-JJ ; les tirets se placent seuls (19740312 devient 1974-03-12), et un tiret tapé après un mois d’un seul chiffre le complète (1974-3- devient 1974-03). Une date partielle est une date : 1974 ou 1974-03 suffisent.
• Le calendrier : le bouton à droite du champ ouvre un calendrier ; un clic sur un jour l’écrit dans le champ.
• Le clavier : ↑ et ↓ avancent ou reculent l’année, le mois ou le jour sous le curseur (un champ vide prend l’année en cours). VoiceOver annonce le format.
• Les contrôles : une date qui n’existe pas (2018-02-30, « le dernier jour de février 2018 est le 28 »), une date incomplète ou une fin avant le début se disent sous le champ, en mots et avec un symbole ; Catalog refuse de les enregistrer. Une date enregistrée avant cette version n’est jugée qu’une fois modifiée.
• Ce qui reste du texte libre : la date telle que publiée d’une œuvre et les dates telles que publiées d’une exposition (ce qui s’imprime), l’année de tirage et la date de signature d’un tirage (« vers 1980 »), l’année d’une publication (« s.d. »). « Vers », une décennie ou une période se disent dans la date telle que publiée et dans la précision, jamais dans le masque.

Le stockage ne change pas : les dates restent au format ISO, et les exports les écrivent comme avant.

Les valeurs de série

Les œuvres d’une même série partagent souvent technique, support, genre, type et droits. Dans une œuvre dont la Série est renseignée, le menu Valeurs de série, au pied de l’onglet Identification, propose :

• Enregistrer comme valeurs de série — retient le type d’œuvre, la technique, le support, le genre, la mention de droits, l’auteur de l’attribution acceptée et la première ligne de droits (onglet Droits) de cette œuvre ;
• Appliquer les valeurs de série — remplit les champs vides de l’œuvre (type d’œuvre, technique, support, genre, mention de droits) avec ces valeurs, et lui recopie la ligne de droits de la série si elle n’a encore aucun droit ; et fait de l’agent par défaut de la série l’auteur accepté (photographe, Certaine) d’une œuvre qui n’a encore aucun auteur : une œuvre qui a déjà un auteur accepté, une attribution en cours (ni acceptée ni écartée) ou une attribution écartée de cet agent ne change pas ; les champs remplis ainsi, la liste des droits et l’attribution portent la mention « hérité ».

Réglages › Catalogue › Valeurs de série montre les mêmes valeurs, série par série : type d’œuvre, technique, support, genre, mention de droits, l’agent par défaut et les droits, que l’on peut y Retirer (ils se choisissent depuis une notice). Enregistrer les garde pour les prochaines applications. On y écrit aussi l’Introduction de la série, le texte qui l’ouvre dans le catalogue raisonné : elle n’est jamais copiée sur les œuvres, et Enregistrer comme valeurs de série la laisse telle quelle.

Les valeurs sont recopiées dans l’œuvre : modifier plus tard les valeurs de la série ne réécrit pas les œuvres déjà remplies. Le menu agit sur l’œuvre enregistrée : tant que la notice est Modifié, enregistrez-la d’abord.

Droits

L’onglet Droits dit qui détient les droits de l’œuvre, à quelles conditions on peut la reproduire et jusqu’à quand. Les droits sont ceux de l’œuvre, jamais d’un tirage : vendre ou donner un tirage ne transmet pas le droit de le reproduire.

• Mention de droits — le texte libre imprimé tel quel avec l’œuvre (« © Jeanne Valory, 1978 »), la ligne de crédit des exports. Il s’enregistre avec la notice (Enregistrer, ⌘S), comme les champs de l’onglet Identification.
• Ayants droit et licences — une ligne par droit, autant qu’il faut : deux ayants droit qui se partagent les droits, une licence pour la presse et une autre pour le web. Ajouter un droit… ouvre l’éditeur ; Modifier… et Supprimer… sont sur chaque ligne. Chaque ligne s’enregistre seule, tout de suite.

L’éditeur :

• Ayant droit et licence — Ayant droit (un agent du répertoire : l’auteur, sa succession, une agence), Licence (Tous droits réservés, les six licences Creative Commons 4.0, CC0, Domaine public, Autre licence ou contrat, ou Licence non précisée), Conditions de la licence (une autre licence, un contrat, une version : « CC BY 3.0 FR », « contrat de cession du 12 mars 2020 ») ;
• Restrictions et échéance — Restrictions de reproduction (ce que doit savoir qui reproduit l’œuvre : « ni recadrage ni surimpression », « accord de la succession requis »), Échéance (la fin des droits, AAAA, AAAA-MM ou AAAA-MM-JJ ; la précision suit la saisie) ;
• Note interne, replié — jamais exportée ni imprimée.

Une ligne dit au moins un ayant droit, une licence, des restrictions ou une échéance ; une ligne vide (ou une note seule) est refusée. La liste montre la licence, ses conditions, l’ayant droit (un lien vers l’agent), les restrictions et l’échéance ; une échéance passée se lit Droits échus. Un ayant droit encore cité ne se supprime pas (le refus dit où), et la fusion de deux agents le reporte. Supprimer une œuvre supprime ses droits.

Les droits sont publics : ils sortent avec l’œuvre dans rights.csv, en LIDO et en CIDOC (voir Exporter le catalogue) ; une œuvre confidentielle ne sort, avec ses droits, que dans un CSV qui inclut le confidentiel. La note interne ne sort jamais.

Relations

L’onglet Relations dit ce qui lie l’œuvre à d’autres œuvres du fonds :

Le rang de chaque état (I, II…) se donne dans la notice de chaque œuvre, groupe Notice scientifique : il n’est jamais tiré de la relation, ni d’un suffixe ou d’un titre, et aucune Variante ne devient un Autre état d’elle-même. Les contrôles des données relèvent deux états liés au même rang, et une œuvre liée à d’autres états sans rang.

Une relation se lit depuis les deux notices : ajoutée sur l’une, elle apparaît aussitôt sur l’autre, avec le même mot (« Variante ») ou, pour une œuvre préparatoire, le mot de l’autre côté (« Préparatoire à » sur l’étude, « Œuvre préparatoire » sur l’œuvre qu’elle a préparée). Le numéro et le titre de l’autre œuvre ouvrent sa notice.

• Ajouter une relation… — choisissez la Relation, cherchez l’Autre œuvre par son n° de catalogue ou son titre, ajoutez si besoin une Note sur la relation, puis Ajouter. Une œuvre n’est pas en relation avec elle-même ; la même relation ne s’enregistre pas deux fois entre deux œuvres (une variante de A vers B est aussi celle de B vers A) ; deux œuvres ne se préparent pas l’une l’autre. Deux œuvres peuvent avoir plusieurs relations : même négatif et même séance, par exemple.
• Note sur la relation — repliée sous chaque relation, elle s’enregistre quand vous quittez le champ. C’est une note de travail : elle se cherche, elle n’entre dans aucun export.
• Retirer la relation… (bouton −) — après confirmation ; les deux œuvres restent au catalogue, la relation disparaît des deux notices.

Négatif commun suggéré. Quand d’autres œuvres sont liées au même fichier que celle-ci comme négatif, plaque, plan-film ou Ektachrome (onglet Fichiers), l’onglet les propose en tête, avec Ajouter. Rien n’est enregistré tant que vous ne l’ajoutez pas : la suggestion disparaît une fois la relation Même négatif enregistrée.

Supprimer une œuvre supprime ses relations, notées dans le journal des suppressions comme le reste. Une relation avec une œuvre confidentielle porte la mention Confidentiel : elle n’entre dans un export que s’il inclut les enregistrements confidentiels.

Galerie. Les deux boutons à côté de Ajouter une relation… présentent les relations en Liste ou en Galerie. En galerie, une vignette par œuvre liée, regroupées par type de relation (Œuvre liée, Variante, Même séance…) : l’image de référence de l’autre œuvre, ou « Pas d’image », ou « Reproduction exclue » (l’image n’est jamais affichée), comme dans la galerie des œuvres ; dessous, son n° de catalogue, avec le cadenas d’une œuvre confidentielle, et son titre. Double-clic ou Entrée ouvre la notice de l’autre œuvre ; clic droit, Retirer la relation… (ou ⌫) la retire, après confirmation, comme le bouton − de la liste. Le curseur règle la taille des vignettes. Le choix, Liste ou Galerie, est retenu d’une œuvre à l’autre et d’une session à l’autre.

Relations entre leurs fichiers. Sous les relations, la section liste, en lecture seule, les fichiers de cette œuvre que la bibliothèque associe (Associer : RAW + JPEG, dérivé, retouche, pile, doublon, autre) à des fichiers liés à d’autres œuvres du fonds : l’association, l’autre œuvre (n° et titre, avec la mention Confidentiel si elle l’est) et les deux fichiers ; en galerie, la vignette du fichier de l’autre œuvre (jamais quand sa reproduction est exclue). Quand les deux œuvres sont déjà reliées, la paire le dit (Déjà reliées : Variante). Rien ne passe des fichiers aux œuvres de lui-même : Créer la relation entre œuvres… demande le type de relation, pré-rempli quand l’association en suggère un (un dérivé, une retouche ou un RAW + JPEG suggère Variante, une pile Même séance, un doublon ou « autre » rien), puis Créer la relation… demande confirmation. La relation créée se lit ensuite depuis les deux notices, comme les autres. Les paires se lisent par pages de 100 (Charger la suite).

Fichiers

L’onglet Fichiers liste les fichiers de la bibliothèque liés à l’œuvre, chacun avec son rôle : négatif, plaque, plan-film, Ektachrome, scan, master, dérivé, documentation, vue d’accrochage.

• Lier un fichier… — cherchez le fichier par son nom, choisissez son Rôle du fichier, puis Lier. Le premier fichier lié qui peut l’être devient l’image de référence : une œuvre sans titre prend alors celui de l’image, et une image sans titre se voit proposer celui de l’œuvre ; une œuvre sans description se voit proposer celle de l’image (Reprendre la description ou Plus tard).
• Rôle du fichier — le menu du rôle, sur chaque fichier, le change sur place. L’image de référence garde un rôle qui peut l’être.
• Définir comme référence — une œuvre a une seule image de référence. Un fichier « Documentation » ou « Vue d’accrochage » ne peut pas l’être.
• Délier… — retire le lien, après confirmation ; ni l’œuvre ni le fichier ne sont supprimés.

Galerie. Les deux boutons à droite de Lier un fichier… présentent les fichiers en Liste ou en Galerie. En galerie, une vignette par fichier, dans l’ordre de la liste (du négatif aux dérivés) : l’image entière, jamais recadrée, tirée de la vignette que la bibliothèque prépare, jamais du fichier original ; dessous, le rôle et le nom du fichier. L’image de référence porte une étoile et la mention Image de référence. Un fichier introuvable (disque débranché, fichier déplacé) dit « Manquant », comme dans la bibliothèque. Double-clic ou Entrée ouvre le fichier en grand, avec les autres fichiers de l’œuvre ; le clic droit offre Voir en grand, Afficher dans la bibliothèque, Rôle du fichier, Définir comme référence et Délier… (aussi ⌫). Les flèches passent d’une vignette à l’autre. Le curseur règle la taille des vignettes ; le choix est retenu comme pour les relations.

Documents

L’onglet Documents rassemble ce qui documente l’œuvre :

• Documents de l’œuvre : les documents joints à l’œuvre elle-même ou à l’un de ses tirages — une correspondance, une fiche d’exposition (formulaire de prêt, cartel, liste d’accrochage), des archives (registre, inventaire, coupure de presse), un certificat externe (délivré par une succession, une galerie, un expert : ceux que Catalog émet sont dans la section Certificats), une facture, un constat d’état, ou autre. Ils se joignent et se modifient ici (voir plus bas).
• Documents des fichiers liés : les documents joints aux fichiers de l’œuvre (correspondance, facture, constat d’état… ; les mêmes types que ceux de l’œuvre ; voir Documents joints), fichier par fichier, dans l’ordre de l’onglet Fichiers, en lecture seule : ils restent joints à leur fichier (dans la bibliothèque, Modifier…).
• Preuves de la provenance : chaque événement de la provenance qui a une preuve, avec cette preuve (document, qui s’ouvre ; citation ; référence d’archive) et la mention Confidentiel s’il l’est. Un document de preuve qui n’est plus celui de l’œuvre ni de l’un de ses fichiers (fichier délié, document supprimé) est signalé.

Chaque document montre son type, ce à quoi il est joint (L’œuvre, un tirage, ou le fichier, qui ouvre sa fiche dans la bibliothèque), sa date et sa référence, le nom du fichier d’origine, la taille, l’empreinte SHA-256 de la copie, la mention Confidentiel quand il l’est (sa case, ou forcé : voir plus bas) et les événements de la provenance dont il est la preuve. Ouvrir l’ouvre dans l’application par défaut ; Afficher dans le Finder montre la copie dans le dossier Documents/ de la bibliothèque.

Copies vérifiées. À l’ouverture de l’onglet, Catalog compare la copie de chaque document dans la bibliothèque à l’empreinte SHA-256 enregistrée quand il a été joint. Une copie déjà vérifiée depuis le lancement de l’app, et qui n’a changé ni de taille ni de date depuis, n’est pas relue. Chaque document dit alors Copie intacte, Copie modifiée (son contenu a changé) ou Copie absente (introuvable dans le dossier Documents/), et le haut de l’onglet résume le résultat. Vérifier les copies relit toutes les copies. Une copie modifiée ou absente se restaure depuis une sauvegarde du dossier de la bibliothèque, ou en joignant à nouveau le document original. L’inspecteur d’un fichier de la bibliothèque signale lui aussi un document dont la copie est modifiée ou absente : une copie absente ou d’une autre taille tout de suite, une copie modifiée quand vous restez une seconde sur le fichier.

Joindre un document… ouvre l’éditeur :

• Fichier — Choisir un fichier… (PDF, image, texte : tout format). Catalog le copie dans la bibliothèque, avec son empreinte SHA-256, comme un document joint à un fichier ; l’original n’est jamais modifié, et la copie part avec les sauvegardes de la bibliothèque ;
• Document — le Type, le Titre (le nom du fichier, à changer au besoin), Document de (l’œuvre, ou l’un de ses tirages), la Date du document (AAAA, AAAA-MM ou AAAA-MM-JJ) et sa Référence (une cote d’archive, un numéro de certificat) ;
• Diffusion — la case Confidentiel, cochée d’office pour une facture ;
• Note interne, repliée — jamais exportée ni imprimée.

Puis Joindre. Modifier… change tout sauf le fichier ; Supprimer… (après confirmation) supprime le document et sa copie dans la bibliothèque, jamais l’original ; un événement de provenance dont il était la preuve garde sa référence d’archive. Supprimer un tirage ou une œuvre supprime ses documents ; leurs copies sont effacées à l’ouverture suivante de Catalog.

Confidentialité. Un document de l’œuvre sort avec elle dans les exports (voir Documents joints), et le catalogue raisonné le cite dans les sources de la notice, avec sa date et sa référence (voir Ce que la notice imprime), sauf s’il est Confidentiel : par sa case, ou parce qu’il est la preuve d’un événement de provenance confidentiel ou le document d’une intervention de conservation confidentielle, tant qu’ils le sont (la case est alors cochée et verrouillée). Un document joint dans la bibliothèque pendant que la notice est ouverte apparaît en revenant sur l’onglet.

L’historique des modifications

Le groupe Historique des modifications, dans l’onglet Identification entre Traçabilité et Certificats émis, garde la trace de ce qui a changé dans la notice, du plus récent au plus ancien. Chaque modification dit :

• sa date et son origine : Notice (vous avez enregistré la notice, changé son statut, modifié un tirage ou une attribution), Image de référence (la notice a pris le titre ou la description de son image), Modification par lot et Annulation d’une modification par lot (voir Modifier par lot), Valeurs de série (appliquées depuis la notice ou à une sélection), Import CSV, Import CSV (complément) (voir Compléter les œuvres existantes), Fusion d’agents, Renumérotation des tirages, Création depuis des fichiers (l’œuvre a été créée par Créer des œuvres depuis…, dans la bibliothèque ou la section Œuvres ; une œuvre créée ainsi avant la version 0.19 garde l’origine Notice) ;
• ce qu’elle touche : l’Œuvre, un Tirage (sous son numéro), une Attribution (sous le nom de son agent) ;
• pour chaque champ changé, son nom, la valeur avant et la valeur après (« Titre : Marée basse → Marée haute ») ; la création d’une notice, d’un tirage ou d’une attribution, ou la suppression d’un tirage ou d’une attribution, tient en une ligne (« Tirage supprimé »).

Enregistrer une notice sans rien y changer n’ajoute rien. Une modification qui échoue (un n° d’inventaire déjà pris, par exemple) n’en laisse aucune trace : la notice et son historique s’écrivent ensemble ou pas du tout. Les vingt modifications les plus récentes s’affichent d’abord ; Afficher les modifications plus anciennes montre les vingt suivantes. Le groupe n’est lu qu’à son ouverture (replié, il ne coûte rien), puis relu à chaque ouverture et après chaque enregistrement.

Ce que l’historique garde, et ce qu’il ne garde pas :

• Les champs de la notice, de ses tirages et de ses attributions. Les autres onglets (provenance, ventes, conservation, lignes de droits, documents, relations, expositions, publications, fichiers) ne s’y inscrivent pas (la Mention de droits, champ de la notice, s’y inscrit) : leurs lignes portent déjà leur propre date, et la provenance et la conservation leurs montants confidentiels. Les valeurs que Catalog calcule (la complétude, la certitude de l’attribution reprise sur la notice, la date de publication) n’y figurent pas non plus.
• Jamais la valeur d’un champ confidentiel ou interne. Un changement de Prix, de Devise, de Détenteur actuel, de Localisation d’un tirage, ou des Notes internes de l’œuvre et d’un tirage, est noté « modifié, valeur non conservée » : l’historique ne garde ni l’ancienne ni la nouvelle valeur, pas même dans la base de la bibliothèque.
• Un texte long en extrait. Pour un texte de plus de 400 caractères (une notice scientifique, une description), l’historique garde ce qui a changé et quelques mots autour, marqués « … » et « (extrait) », jamais le texte entier.
• Les 300 dernières modifications de chaque œuvre (ses tirages et ses attributions compris). Au-delà, les plus anciennes sont effacées, par paquets, au fil des enregistrements.
• Un agent sous son nom au moment de la modification : un agent fusionné ou renommé depuis se lit toujours.

L’historique n’est jamais exporté : il n’entre ni dans le CSV, ni dans LIDO, ni dans CIDOC, ni dans l’export complet (celui d’un paquet pour Vault compris), ni dans un rapport ou un certificat, quelles que soient les options. Il fait partie de la bibliothèque : ses sauvegardes, et donc la sauvegarde que contient un paquet pour Vault (backup/), le gardent tel qu’il est, sans valeur confidentielle. Il commence à la mise à jour qui l’apporte : les modifications plus anciennes n’y sont pas.

Limites actuelles : une entrée ne se rétablit pas d’un clic (reprenez la valeur à la main) ; l’historique ne se cherche ni ne se filtre ; ses dates sont en temps universel (UTC), comme celles du groupe Traçabilité ; la création d’œuvres depuis des fichiers y est notée avec l’origine Notice.

Naviguer d’une fiche à l’autre

Dans une notice, les références mènent à leur fiche : l’auteur d’une attribution et les parties d’un événement de provenance ouvrent l’agent (section Agents), une exposition ou une publication ouvre sa fiche, un fichier se sélectionne dans la Bibliothèque. Dans l’autre sens, les œuvres d’une exposition (Œuvres accrochées), d’une publication (Œuvres citées) et d’un agent (Œuvres liées) ouvrent leur notice.

Les boutons Précédent et Suivant de la barre d’outils (⌘[ et ⌘], aussi dans le menu Aller) reviennent sur les fiches ainsi parcourues, comme dans un navigateur. Une fiche aux modifications non enregistrées demande d’abord Enregistrer, Ne pas enregistrer ou Annuler. Choisir une section dans la barre latérale ne compte pas dans cet historique.

Statuts et publication

Une œuvre passe par cinq statuts :

Les liens sous le titre de la notice proposent seulement les passages permis : Envoyer en relecture, Repasser en brouillon, Valider, Publier, Retirer.

Publier est refusé tant que :

• l’œuvre n’a pas d’attribution acceptée au rôle de photographe (« Anonyme » en est une, voir Attributions) ;
• sa complétude est sous le seuil de publication : « Œuvre complète à 45 % ; la publication demande au moins 60 % ».

Une œuvre publiée garde son numéro et ne se supprime pas : retirez-la, elle reste citable. Une œuvre retirée ne se supprime pas non plus.

La complétude

La complétude, de 0 à 100 %, mesure ce que la notice contient. Chaque critère rempli rapporte des points ; la somme des poids fait toujours 100 (Réglages › Catalogue › Poids de la complétude les montre, en lecture seule) :

Ces poids sont ceux de la version 1.0. Ils ont changé une dernière fois avant elle : les droits et la conservation comptent désormais, la description et le tirage passent de 10 à 5 points. Au premier lancement de la nouvelle version, Catalog recalcule en arrière-plan la complétude de chaque œuvre, sans changer sa date de modification ; une œuvre publiée sous l’ancien barème le reste, même si sa complétude passe sous le seuil.

Le seuil se franchit toujours avec cinq critères : le titre, l’attribution, la date, la technique et le support, l’image de référence. La description, la plus longue à écrire, n’est pas sur ce chemin.

Le lien Suivant pointe toujours le critère manquant qui rapporte le plus. Il ouvre l’onglet du critère, place le curseur dans son champ et l’entoure d’orange, comme un constat des contrôles (voir plus bas) ; un critère qui est une liste (tirages, provenance, expositions, citations, fichiers) entoure la liste.

La complétude enregistrée (celle de la liste, de son filtre et du contrôle de publication) suit aussi ce qui change hors de la notice : une modification par lot, et la suppression d’une exposition, d’une publication, d’un accrochage ou d’une citation recalculent la complétude des œuvres touchées. Le recalcul au lancement n’écrase jamais une notice enregistrée pendant qu’il tourne.

Les relations, les documents, les ventes, les emplacements et les valeurs des tirages ne comptent pas dans la complétude : une œuvre n’en a pas toujours, et leur absence ne dit pas qu’une notice est incomplète.

Les contrôles des données

La complétude dit ce qu’une notice contient ; les contrôles des données disent ce qu’elle omet ou contredit : un tirage daté avant son œuvre, une signature au nom d’un autre agent cité par l’œuvre, deux tirages d’une édition qui annoncent des tirages différents, un exemplaire en double, un n° d’inventaire qu’un autre objet du fonds porte aussi, un encadrement plus petit que la feuille, deux états au même rang, une œuvre sans n° d’inventaire ni dimensions… et, pour les valeurs, la localisation et le récolement, ce qui est confidentiel. Chaque constat a une gravité : Information (« Œuvre perdue »), À vérifier, Incohérence. Les contrôles ne modifient rien et ne bloquent rien : ni l’enregistrement, ni la publication, ni un rapport. Aucun constat ne se « masque » : il disparaît quand la notice est corrigée.

• Dans la notice, l’encadré Contrôles, sous le statut, compte les constats par gravité (« 1 incohérence · 2 à vérifier ») ; ouvert, il les liste, le plus grave d’abord, chacun avec ses faits (« Le tirage 3/8 est daté de 1962, avant la date de l’œuvre (1975). ») et l’onglet où se corrige le fait. Un clic sur le constat ouvre cet onglet sur le champ à reprendre : la notice défile jusqu’à lui, le curseur s’y place, et une bordure orange l’entoure, qui s’efface dès que vous tapez ou quittez le champ ; rien n’est modifié. Un constat sur plusieurs champs (« Technique ou support manquant ») met le curseur dans le premier vide et entoure les autres. Un constat sur un tirage ouvre l’onglet Tirages sur ce tirage, déplié ; sur ses valeurs, il entoure le groupe des valeurs, qui restent masquées. Un constat sans champ unique à reprendre (un n° d’inventaire en double, deux exemplaires de même numéro, un accrochage qui ne dit pas quel tirage) entoure l’objet, sans y placer le curseur. VoiceOver annonce le champ mis en évidence. Un constat confidentiel porte le cadenas. Les contrôles sont relus à l’ouverture de la notice et après chaque enregistrement, jamais pendant la frappe : une modification non enregistrée n’est pas encore contrôlée. Une notice sans constat n’affiche pas l’encadré.
• Dans la liste, la facette Avec incohérences / à vérifier ne garde que les œuvres qui ont au moins un constat à vérifier ou une incohérence (une information seule ne compte pas). Elle lit tout le fonds, par pages : la recherche et les autres facettes la gardent telle quelle, et Actualiser (⌘R) la relit.
• Dans le tableau, la colonne Contrôles donne le nombre de constats et le plus grave. Elle ne se trie pas et n’est pas exportée.
• Le confidentiel (valeurs, localisation et détenteur, récolement) ne compte que là où l’écran montre déjà les valeurs : dans le tableau, quand une colonne de valeurs est affichée. La liste ne le compte jamais.
• Avant d’exporter le catalogue raisonné, la feuille Contrôle avant export reprend les constats publics de ses œuvres (voir Rapports).

Supprimer une œuvre

Supprimer…, en haut de la notice (ou clic droit dans la liste, Supprimer l’œuvre…), demande confirmation, puis supprime la notice et son historique des modifications, avec tout ce qui s’y rattache : ses attributions, ses tirages et leurs valeurs, les paliers de prix de ses éditions, les événements de provenance, les participations à des expositions et les citations dans des publications (de l’œuvre comme de ses tirages), les interventions de conservation, les droits, les documents, les relations avec d’autres œuvres et les liens vers des fichiers. La confirmation les compte (« 3 tirages, 4 événements de provenance, 2 participations à des expositions et 1 citation dans une publication »). Les expositions et les publications restent, comme les fichiers de la bibliothèque. Le numéro n’est jamais réattribué : il reste réservé.

Ne se suppriment pas : une œuvre publiée ou retirée (elle reste citable), ni une œuvre sur laquelle porte un certificat émis, pour elle ou pour l’un de ses tirages (révoquez d’abord les certificats, ou retirez l’œuvre).