Importer un inventaire CSV

Un inventaire existant, tenu dans un tableur, entre dans le catalogue raisonné par Imports, onglet CSV (« Importer CSV/TSV — Faire entrer un inventaire existant dans le catalogue »), ou par Fichier › Importer un CSV…, qui ouvre cet onglet. Chaque ligne du fichier devient une œuvre ; ou, en mode Compléter les œuvres existantes, remplit les champs vides d’une œuvre déjà au catalogue (voir Compléter les œuvres existantes). Rien n’est écrit avant que vous ayez vu l’aperçu et confirmé.

L’import avance en quatre étapes : Fichier, Colonnes, Aperçu, Rapport.

1. Fichier

Choisir un fichier… et sélectionnez un fichier CSV ou TSV. Le séparateur et l’encodage sont détectés : UTF-8 (avec ou sans BOM), UTF-16 quand le fichier commence par son BOM, sinon Latin-1 (l’écran dit « Décodé en Latin-1 » ou « Décodé en UTF-16 »). Le séparateur se corrige à l’étape suivante.

Au-dessus du bouton, Les lignes du fichier choisit ce que fait l’import : Créer de nouvelles œuvres (le cas décrit ici) ou Compléter les œuvres existantes. Le choix se change aussi à l’étape Colonnes.

Un inventaire de plus de 64 Mo n’est pas lu : Catalog dit la taille du fichier et vous invite à vérifier le fichier choisi (un fichier pris par erreur, une image disque, une vidéo). Pour les expositions et les publications, la limite est de 50 Mo.

2. Colonnes

Pour chaque colonne du fichier, choisissez le champ de l’œuvre qu’elle alimente, ou — ignorer — :

• N° de catalogue (obligatoire), Variante ;
• N° d’inventaire — le numéro de l’œuvre dans l’inventaire du fonds, s’il en a un : jamais le n° de catalogue (voir N° de catalogue et n° d’inventaire). Les en-têtes inventory_number, « N° d’inventaire », « Numéro d’inventaire » ou « Inv. » sont reconnus ;
• Titre, Sous-titre, Titres alternatifs (séparés par |) ;
• Titres d’origine, Titres traduits, Anciens titres — un titre typé par colonne, plusieurs séparés par |, la langue après un @ final : Nachtstück@de | Night piece@en ;
• Anciens numéros — la concordance, plusieurs séparés par |, la source entre parenthèses : 42 (Catalogue 1985) | N-7 ;
• Type d’œuvre, Technique, Support, Série, Genre ;
• Date, Lieu, Description, Commentaire (le propos de l’auteur), Droits ;
• Date de tri (de), Date de tri (à) (1974, 1974-03 ou 1974-03-12), Précision de la date (son code, year, circa…, ou son libellé), Justification de la datation — les colonnes date_start, date_end, date_precision et date_argument de l’export. Une valeur renseignée l’emporte (une date ambiguë, ou une fin avant le début, rejette la ligne) ; une cellule vide, ou sans colonne, laisse la date de tri et la précision se déduire de la colonne Date (voir Les dates). En mode Compléter, une colonne affectée fait foi même vide ;
• Rang de l’état (un nombre entier, 2), Exclusion de la reproduction (le motif, par son code : rights, artistChoice, holderRequest, other, ou son libellé) ;
• Circonstances de création, Projet artistique, Film / capteur, Format, Historique, Analyse ;
• Existence ;
• Emplacements — où l’œuvre est rangée, plusieurs séparés par |, le type entre parenthèses finales, par son code (celui qu’écrit l’export : box, hardDrive…) ou son libellé en français ou en anglais : Boîte 12 (box) | LaCie 4 To (Disque dur) ; une valeur sans type est un emplacement « Autre ». Les en-têtes storage_locations, « Emplacement » ou « Rangement » sont reconnus ;
• Artiste (agent) — l’auteur, cherché dans le répertoire des agents.

Catalog propose une correspondance d’après les en-têtes du fichier (ceux de son propre export CSV, et les intitulés français et anglais courants) : vérifiez-la, chaque proposition se change.

Réglez aussi le Séparateur (Détecter, Virgule, Point-virgule, Tabulation) et La première ligne est un en-tête.

Une colonne doit être affectée au numéro de catalogue : c’est la clé citable, et ce sur quoi les collisions sont détectées. Les numéros viennent de votre inventaire ; Catalog n’en invente pas à l’import. Le n° d’inventaire, lui, est facultatif : une colonne vide laisse l’œuvre sans n° d’inventaire.

Enregistrer la correspondance

Donnez un Nom du mapping, puis Enregistrer le mapping : le prochain fichier du même fonds se règle en un clic depuis Mapping enregistré. Le séparateur choisi est enregistré avec lui.

3. Aperçu

Aperçu fait une simulation : « rien n’est encore écrit. L’import n’écrit que les lignes acceptées, en une seule transaction. »

L’aperçu montre le nombre de lignes acceptées et rejetées, les premières lignes telles qu’elles seront importées, et chaque rejet avec sa ligne et son motif :

• numéro de catalogue manquant ;
• le numéro existe déjà au catalogue (un numéro n’est jamais réattribué) ;
• le numéro apparaît deux fois dans le fichier ;
• le n° d’inventaire est déjà donné à une œuvre ou un tirage du catalogue, ou apparaît deux fois dans le fichier (un n° d’inventaire est unique dans le fonds). La casse et les espaces ne font pas un autre numéro : inv 042 est refusé si INV 042 est déjà donné. Le motif nomme le détenteur (« le n° d’inventaire at-1 est déjà attribué au tirage 2026-012-3 de « Brume sur l’étang » (2026-012) ») ou la ligne du fichier qui porte déjà le numéro, et comment elle l’écrit ;
• date illisible (dont une date que le calendrier n’a pas : 1974-02-30, 2023-02-29, un mois 13), ou date ambiguë — 12/03/1974 peut être le 12 mars ou le 3 décembre : la ligne est rejetée plutôt que devinée ;
• valeur hors vocabulaire (une existence inconnue) ;
• ligne incomplète, trop de champs (séparateur non échappé ?), fichier terminé dans un guillemet ouvert ;
• agent inconnu, ou plusieurs agents correspondent au nom.

Les dates

La colonne Date est gardée telle quelle comme date publiée ; Catalog en déduit la date de tri et sa précision quand c’est sans ambiguïté :

L’existence

La colonne Existence accepte les codes qu’écrit l’export (extant, lost, destroyed, unknownLocation, notTraced) et les libellés en français et en anglais, ceux des écrans comme ceux qu’écrivait l’export avant la version 0.19 (Existante, Perdue, Détruite, Localisation inconnue, Non retrouvée ; Extant, Lost, Destroyed, Location unknown, Not traced), majuscules et accents ignorés. Vide, l’œuvre est « Existante ».

Il en va de même de toutes les valeurs de liste que l’import lit (le type d’un emplacement, d’une exposition, d’une publication, d’une citation) : le code, ou le libellé en français ou en anglais. La table des codes est au chapitre suivant (voir Les codes des valeurs).

Les agents inconnus

Un nom d’artiste absent du répertoire n’est jamais créé en silence. Le panneau Agents inconnus liste ces noms, avec le nombre de lignes qui les citent. Pour chacun :

• Créer — l’agent sera créé à l’import (un seul agent pour toutes les lignes qui citent ce nom) ;
• Rattacher à… — à un agent existant du répertoire ;
• Rejeter les lignes — les lignes qui le citent ne sont pas importées.

Tout créer crée tous les noms restants. Tant qu’un nom n’est pas tranché, ses lignes sont rejetées. Quand plusieurs agents du répertoire portent le même nom, rattachez explicitement.

L’aperçu se met à jour à chaque décision. Retour aux colonnes revient à l’étape précédente.

4. Import et rapport

Importer n œuvres écrit les lignes acceptées en une seule transaction : tout ou rien. Avant de commencer, Catalog vérifie que le catalogue peut recevoir toutes ces œuvres dans la limite de votre offre (50 œuvres sans licence) ; sinon l’import est refusé avec la raison, et rien n’est écrit. Arrêter annule l’import en cours : « Import annulé — rien n’a été écrit. »

Les œuvres importées :

• sont en Brouillon ;
• gardent le numéro de catalogue du fichier, réservé désormais comme tout numéro ;
• quand une ligne nomme un artiste, reçoivent une attribution Certaine, acceptée, au rôle de photographe ;
• sont confidentielles si Nouvelles œuvres confidentielles est coché dans Réglages › Catalogue (Confidentialité par défaut) ;
• commencent leur historique des modifications par « Notice créée », origine Import CSV.

Le rapport dit combien d’œuvres ont été importées, combien d’agents créés, et liste les lignes rejetées. Enregistrer le rapport de rejet… l’enregistre en CSV (import-rejets.csv, colonnes ligne et motif) pour corriger le fichier. Importer un autre fichier recommence. Avant l’import, Autre fichier (aux étapes Colonnes et Aperçu) abandonne le fichier en cours sans rien écrire.

5. Importer des expositions

Le même onglet CSV importe aussi l’historique des expositions : choisissez Expositions en haut de l’écran (au lieu d’Œuvres). Les étapes sont les mêmes : fichier, colonnes, aperçu, rapport ; le bouton qui écrit est Importer.

Le fichier peut avoir une ligne par exposition (une simple liste), ou une ligne par œuvre et par exposition : c’est le format du fichier exhibitions.csv de l’export CSV, qui se réimporte donc avec ses rattachements. Colonnes reconnues : titre de l’exposition, sous-titre, type (personnelle, collective, foire, biennale, permanente, en ligne ; ou son code : solo, group, fair, biennial, permanent, online), lieu, ville, pays, dates de début et de fin, dates telles que publiées, commissaire, adresse web, note ; et, pour rattacher une œuvre, son numéro de catalogue (et sa variante), son numéro dans l’exposition, la salle, le mur et le cartel. Seul le titre est obligatoire.

• Une exposition par titre, lieu et date de début. Les lignes qui partagent ces trois valeurs (majuscules et accents ignorés) forment une seule exposition : la première la décrit, les suivantes ajoutent leurs œuvres. Une exposition déjà au catalogue avec les mêmes valeurs est reprise telle quelle, jamais dupliquée ni modifiée.
• Les œuvres sont retrouvées par leur numéro de catalogue. Un numéro inconnu rejette la ligne. Un rattachement déjà enregistré n’est pas réécrit : réimporter le même fichier n’ajoute rien.
• Les dates suivent les règles de l’import des œuvres (une date comme 12/03/1979 qui peut se lire de deux façons rejette la ligne) ; une date de fin avant la date de début aussi.
• Les lieux et commissaires absents du répertoire ne sont jamais créés sans votre décision. Par défaut (Garder le nom tel quel), le nom est gardé tel quel : le lieu comme texte de l’exposition, le commissaire dans sa note (« Commissariat : … »). Vous pouvez aussi Créer l’agent, le Rattacher à… un agent existant, ou Rejeter les lignes. Le rattachement à un agent du répertoire se fait par le nom exact, majuscules et accents ignorés : jamais par ressemblance.

L’import écrit les nouvelles expositions et leurs rattachements en une seule transaction ; Arrêter annule tout. Le rapport dit combien d’expositions et de rattachements ont été créés, et le rapport de rejet s’enregistre comme pour les œuvres.

La correspondance des colonnes s’enregistre comme pour les œuvres (Nom du mapping, Enregistrer le mapping, puis Mapping enregistré au fichier suivant) ; les mappings des expositions, des publications et des œuvres sont rangés à part, chacun ne propose que les siens.

6. Importer des publications

Choisissez Publications en haut de l’onglet CSV pour importer une bibliographie, et les œuvres que chaque publication cite. Les étapes sont les mêmes : fichier, colonnes (avec les mappings enregistrés), aperçu, rapport ; le bouton qui écrit est Importer.

Le fichier peut avoir une ligne par publication (une bibliographie), ou une ligne par œuvre et par publication : c’est le format du fichier publications.csv de l’export CSV, qui se réimporte donc avec ses citations. Colonnes reconnues :

• pour la publication : titre, référence complète, sous-titre, type (monographie, catalogue d’exposition, catalogue collectif, périodique, journal, essai, thèse, web, article scientifique, affiche, autre ; ou son code, celui de la colonne publication_kind de l’export), auteurs et directeurs de publication (plusieurs noms séparés par ; ou |), éditeur, lieu d’édition, année, édition, ISBN, ISSN, DOI, adresse web, titre du périodique, volume, numéro, nombre de pages, langue, note ;
• pour citer une œuvre : son numéro de catalogue (et sa variante), les pages, la figure, la planche, le type de citation (mention, reproduction, discussion, notice de catalogue ; ou son code, celui de la colonne citation_kind), « reproduite » et « en couverture » (oui ou non), l’extrait cité et une note.

Il faut le titre, ou à défaut la référence complète : c’est ce que contient le fichier exporté, et la référence tient alors lieu de titre (réexportée, la ligne reste la même). La colonne short_reference de l’export n’est pas reprise : la référence courte se déduit des auteurs et de l’année.

• Une publication, quel que soit le nombre de lignes. Deux lignes désignent la même publication si elles ont le même ISBN (tirets ignorés), sinon le même DOI, sinon la même référence complète (majuscules et accents ignorés). La première ligne la décrit, les suivantes ajoutent leurs citations. Une publication déjà au catalogue est reprise telle quelle, jamais dupliquée ni modifiée.
• Les œuvres sont retrouvées par leur numéro de catalogue ; un numéro inconnu rejette la ligne. Une citation déjà enregistrée (même publication, même œuvre, mêmes pages, figure et planche, y compris une citation faite par un tirage de l’œuvre) n’est pas réécrite : réimporter le même fichier n’ajoute rien.
• L’année est gardée telle qu’écrite (« 1982 », « s.d. ») ; une date comme 12/03/1979, qui peut se lire de deux façons, rejette la ligne, comme une date que le calendrier n’a pas (1979-02-30). Un type, un nombre de pages ou un oui/non illisible la rejette aussi, avec son motif.
• Les éditeurs absents du répertoire ne sont jamais créés sans votre décision. Par défaut (Garder le nom tel quel), le nom est gardé tel quel, dans la note de la publication (« Éditeur : … »). Vous pouvez aussi Créer l’agent (une organisation, au rôle d’éditeur), le Rattacher à… un agent existant, ou Rejeter les lignes. Le rattachement se fait par le nom exact, majuscules et accents ignorés : jamais par ressemblance.

L’import écrit les nouvelles publications et leurs citations en une seule transaction ; Arrêter annule tout. Le rapport dit combien de publications et de citations ont été créées, et le rapport de rejet s’enregistre comme pour les œuvres.

Compléter les œuvres existantes

Le mode Compléter les œuvres existantes remplit, depuis un tableur, les champs restés vides des œuvres déjà au catalogue. Le cas type : exporter works.csv (voir Exporter le catalogue), remplir dans le tableur les cellules vides (technique, support, genre, dates, droits…), puis réimporter le fichier dans ce mode.

• Chaque ligne désigne une œuvre par son n° de catalogue et sa variante. Un numéro qui n’est pas au catalogue rejette la ligne : ce mode ne crée jamais d’œuvre. Une œuvre citée deux fois rejette la seconde ligne.
• Seuls les champs vides sont remplis. Une valeur déjà saisie n’est jamais remplacée, même si le fichier en propose une autre : l’aperçu le dit (« valeur différente, gardée »). Une cellule vide ne remplit rien : le fichier d’un export, réimporté sans modification, ne change rien.
• Les champs remplis sont ceux que l’import des œuvres sait lire (liste de l’étape Colonnes). Jamais : le n° de catalogue et la variante, le statut, l’attribution (la colonne Artiste (agent) n’est pas lue), la confidentialité, et un n° d’inventaire déjà donné. Un n° d’inventaire manquant se remplit, s’il n’est donné à aucun autre objet du fonds. L’existence a toujours une valeur (« Existante » par défaut) : une autre dans le fichier est gardée, jamais appliquée.
• Les dates : sans colonne de date de tri, celle déduite de la colonne Date ne remplit l’œuvre que si sa date publiée est celle du fichier. Une date de fin qui précèderait la date de début rejette la ligne.
• Les règles de l’import valent : date ambiguë ou illisible, valeur hors vocabulaire, n° d’inventaire déjà donné rejettent la ligne, avec son motif.

L’aperçu groupe par œuvre les champs qui seront remplis, avec leur valeur, et les valeurs gardées, avec celle du fichier ; puis les lignes rejetées et leur motif. Il compte les œuvres à compléter, les champs à remplir, les valeurs gardées, et les œuvres qui n’ont aucun champ vide à remplir.

Compléter n œuvres écrit tout en une seule transaction ; Arrêter annule tout. Chaque œuvre complétée garde dans son historique des modifications une entrée par champ rempli, origine Import CSV (complément). Le rapport dit combien d’œuvres ont été complétées et de champs remplis ; Annuler (dans le rapport, ou Édition › Annuler) remet à vide les champs remplis, comme l’annulation d’une modification par lot : un champ modifié depuis garde sa nouvelle valeur. Aucune œuvre n’étant créée, le complément ne compte pas dans la limite de votre offre.

Fichiers d’exemple

Des fichiers prêts à importer, en UTF-8, aux noms de colonnes que l’import lit, montrent chaque format sur le fonds fictif du pas à pas (voir Exemples de saisie) :

• oeuvres.csv — 8 œuvres, mode Créer de nouvelles œuvres ;
• oeuvres-complement.csv — mode Compléter les œuvres existantes, après oeuvres.csv ;
• expositions.csv — 3 expositions et 5 rattachements ;
• publications.csv — 4 publications et 4 citations ;
• thesaurus.csv — pour Thésaurus › Importer….

Essayez-les dans une bibliothèque de démonstration : les numéros importés restent réservés.

Bon à savoir

• Le fichier works.csv de l’export CSV de Catalog se réimporte tel quel : ses colonnes se reconnaissent d’elles-mêmes (voir Exporter le catalogue), sauf status, attribution, completeness, published_at, condition et condition_description, que l’import ne lit pas (le statut change par la notice, l’attribution est une affirmation avec son argument, la complétude et la date de publication se calculent, l’état de l’œuvre se saisit dans sa conservation). En mode Créer, ses numéros existant déjà dans le même catalogue, il sert surtout à alimenter un autre catalogue ; en mode Compléter, il complète le catalogue d’où il vient.
• Une cellule de texte qui commence par une apostrophe suivie de =, +, @, d’une tabulation, d’un retour à la ligne, ou de - sans être un nombre, perd cette apostrophe à l’import : c’est celle que l’export CSV met devant un texte qu’un tableur prendrait pour une formule (voir Les formules neutralisées). Un fichier exporté puis réimporté rend donc exactement ses textes ; une apostrophe suivie d’autre chose ('Nocturne) est gardée. Il en va de même pour les expositions, les publications et le thésaurus.
• Un import qui crée des œuvres ne s’annule pas d’un bouton : supprimez les œuvres une à une si besoin. Leurs numéros restent réservés. Un complément, lui, s’annule (voir ci-dessus).
• L’import des œuvres crée l’œuvre, ses champs ci-dessus et l’attribution à l’artiste ; rien d’autre. Les tirages, la provenance, les relations entre œuvres, les ventes aux enchères, les interventions de conservation, les droits structurés (la colonne Droits remplit la mention de droits libre) et les documents ne s’importent pas : ils se saisissent dans la notice. L’export CSV, lui, les écrit (voir CSV) : ces tables (prints.csv, provenance.csv, relations.csv, sales.csv, conservation.csv, rights.csv, documents.csv) sont en export seul en 1.0. Un import viendra plus tard, comme un ajout, sans changer leurs colonnes (voir Ce qui ne changera pas).