Un agent est une personne ou une organisation que le catalogue cite : artiste, tireur, galerie, musée, collectionneur, commissaire, maison de ventes… Une seule entité pour tous : le rôle est porté par chaque relation, pas par l’agent. Une même galerie peut être cédante dans une provenance et lieu d’une exposition.
Les agents servent partout dans le catalogue raisonné : auteurs des attributions, tireurs et détenteurs des tirages, parties de la provenance, maisons de vente, intervenants de la conservation, ayants droit, lieux des expositions.
Le répertoire
La section Agents liste le répertoire. Rechercher un agent filtre par nom ; le menu Type n’affiche que les personnes ou que les organisations. Un symbole signale les agents qui ont un identifiant d’autorité. La liste montre au plus 500 agents à la fois ; au-delà, l’en-tête donne leur nombre total et une ligne sous la recherche dit combien ne sont pas affichés : précisez la recherche pour les trouver. Les exports, eux, lisent toujours le répertoire entier.
Ajouter un agent
Nouvel agent…, en haut de la liste, ouvre une feuille : saisissez le Nom, choisissez Personne ou Organisation, puis Créer.
Avant de créer, Catalog cherche un agent de même nom normalisé : la casse, les accents et la ponctuation sont ignorés, mais aucune correspondance approchée n’est tentée. S’il en trouve, la feuille les nomme avant que rien ne soit créé : Utiliser « … » ouvre l’agent existant, Créer quand même crée le nouveau, Annuler renonce. Deux homonymes peuvent être deux parties distinctes : la décision vous revient.
On peut aussi créer un agent au moment de le citer : dans tout champ qui cherche un agent du répertoire (agent d’une attribution, cédant, acquéreur, tireur, maison de vente, intervenant, ayant droit, lieu d’une exposition…), Créer « … » le crée sur place, avec la même vérification (alerte « Un agent de ce nom existe déjà »).
La fiche d’un agent
Choisissez un agent pour modifier sa fiche :
- Identité — Nom, Type, Nom d’index (pour le tri) ; pour une personne, Prénom, Nom de famille, Naissance, Décès ; Nationalité, Lieu ;
- Rôles habituels — artiste, tireur, galerie, musée, collectionneur, commissaire, expert, éditeur, maison de ventes, fondation, laboratoire, autre. Ils servent à filtrer ; le rôle dans un fait précis reste porté par la relation ;
- Données personnelles (personnes) — Personne vivante (RGPD) ;
- Diffusion — Confidentiel (voir Agents confidentiels) ;
- Identifiants d’autorité — VIAF, ULAN, Wikidata, ISNI, ORCID. Ce sont eux qui permettent à un export muséal de pointer vers une ressource identifiée plutôt que vers un simple nom ;
- Note interne — jamais exportée ni imprimée ;
- Œuvres liées — les œuvres qui citent l’agent (attribution, tirage, provenance de l’œuvre ou d’un de ses tirages, vente aux enchères, intervention de conservation, droits), par numéro ; chacune ouvre sa notice (voir Naviguer d’une fiche à l’autre).
En haut de la fiche, Modifié signale des modifications non enregistrées ; Enregistrer (⌘S) écrit la fiche, Rétablir abandonne les modifications. Choisir un autre agent avec des modifications en cours pose la même question qu’une notice d’œuvre (voir Identification) : Enregistrer, Ne pas enregistrer ou Annuler.
Personnes vivantes
Cocher Personne vivante (RGPD) force la confidentialité de tout événement de provenance où cette personne est cédante ou acquéreuse, ceux déjà saisis comme ceux à venir : leur case Confidentiel est cochée et verrouillée tant que la personne est vivante. Les montants sont gardés : un événement confidentiel n’entre dans aucun export LIDO ou CIDOC, aucun rapport ni certificat, et son montant ne sort de Catalog que dans un export CSV où vous incluez les enregistrements confidentiels, sur justification (voir Inclure les enregistrements confidentiels).
Une personne cesse d’être vivante quand vous décochez l’option ou saisissez une date de décès (l’option est alors décochée et grisée). Ses événements se modifient de nouveau comme les autres ; leur case Confidentiel reste telle qu’elle est, jusqu’à ce que vous la décochiez vous-même. Quand l’une des deux fiches d’une fusion est une personne vivante, tous les événements de provenance de la fiche conservée (ceux qui lui sont reportés compris) deviennent confidentiels, montants gardés.
Agents confidentiels
Cochez Confidentiel, dans le groupe Diffusion de la fiche (personnes et organisations), pour qu’un agent ne sorte pas de Catalog : un collectionneur qui ne veut pas être nommé, un cédant tenu au secret. La règle est la même que pour un enregistrement confidentiel : absent, pas masqué. Quel que soit son rôle (auteur ou énonciateur d’une attribution, tireur, cédant ou acquéreur, maison de vente, intervenant d’une conservation, ayant droit, lieu ou commissaire d’une exposition, éditeur d’une publication), l’agent n’apparaît dans aucun export LIDO ou CIDOC, aucun rapport ni certificat : ni son nom, ni ses identifiants d’autorité, ni son rôle. L’œuvre, l’événement ou l’exposition qui le cite sortent comme si aucun agent n’était renseigné, sans que le lieu saisi en texte libre (le lieu d’une exposition, celui d’un événement de provenance) prenne sa place ; l’autre partie d’un événement reste nommée. Dans l’export CSV et Exporter ce tableau…, il n’est nommé, et n’a sa ligne dans agents.csv, que si l’export inclut les enregistrements confidentiels, sur justification (voir La règle de confidentialité).
Une œuvre dont le photographe (l’attribution acceptée) est un agent confidentiel ne se certifie pas : le certificat le nommerait, et un certificat sans auteur n’atteste rien. La feuille d’émission le dit avant (« Le photographe de l’œuvre est un agent confidentiel »).
La case ne change rien à l’écran : l’agent reste nommé dans les notices, les listes et le tableau des œuvres. Quand l’une des deux fiches d’une fusion est confidentielle, la fiche conservée le devient.
Doublons et fusion
Deux fiches pour la même partie faussent la provenance. Catalog aide à les retrouver, mais ne fusionne jamais seul.
Examiner les doublons
Doublons à examiner (n), en haut de la liste, ouvre la revue : chaque groupe rassemble des fiches dont le nom normalisé est identique. Pour chaque groupe, Conserver celle-ci… sur la fiche à garder, puis confirmez : les autres y sont fusionnées. Ou laissez le groupe tel quel : deux homonymes peuvent être deux parties distinctes.
Dans la fiche d’un agent, la partie Doublons possibles propose aussi Fusionner dans celui-ci… pour chaque fiche de même nom normalisé.
Ce que fait une fusion
Toutes les références de la fiche fusionnée — attributions, tirages, provenance, ventes aux enchères, interventions de conservation, droits, valeurs de série, expositions, publications, certificats — sont reportées sur la fiche conservée, puis la fiche fusionnée est supprimée. Le tireur d’un tirage et l’agent d’une attribution ainsi reportés s’inscrivent dans l’historique des modifications de leur œuvre (origine Fusion d’agents), sous leurs deux noms. Une fusion ne s’annule pas. Fusionner deux parties réellement distinctes réécrirait silencieusement une provenance.
Supprimer un agent
Supprimer…, en haut de la fiche à côté de Rétablir et Enregistrer, est confirmé. Un agent encore cité ne peut pas être supprimé, quelle que soit la référence : agent d’une attribution (ou qui l’a énoncée), tireur ou détenteur d’un tirage, cédant ou acquéreur d’un événement de provenance, maison de vente d’une vente aux enchères, intervenant d’une intervention de conservation, ayant droit d’une œuvre ou des valeurs d’une série, agent par défaut d’une série, lieu d’une exposition, éditeur d’une publication, émetteur ou destinataire d’un certificat. Le refus s’affiche en haut de sa fiche, dit où il est cité (« attributions (2) », « ventes aux enchères (1) »…) et liste les œuvres concernées, chacune ouvrant sa notice pour y corriger la référence. S’il fait doublon, fusionnez-le plutôt dans la fiche qui le remplace : ses références suivent.