Inventaires et catalogue raisonné
Sept inventaires pour gérer le fonds (général, assurance, localisation, bordereau d'exposition, récolement, valorisation, conservation), une notice du catalogue raisonné qui sépare l'œuvre, l'épreuve et la documentation, et des corrections qui protègent les données et le confidentiel.
Inventaires
Dans Rapports, un nouveau groupe Inventaires, des documents de gestion sobres, en tableaux, lisibles en noir et blanc :
- Inventaire général : le registre des œuvres, puis un contrôle de complétude séparé (n° d’inventaire, auteur, date, technique, dimensions, image). Sans valeur ni localisation.
- Inventaire d’assurance : chaque tirage, sa localisation, son détenteur, son état et sa valeur d’assurance retenue, avec sa date et sa source.
- Inventaire par localisation : les tirages regroupés par lieu, avec la valeur de chaque lieu. Deux graphies voisines d’un même lieu sont signalées, jamais fusionnées.
- Bordereau d’assurance d’exposition : depuis une exposition ou une sélection, avec miniatures, dimensions encadrées, prêteurs et valeur totale à assurer.
- Récolement : la feuille de contrôle physique, vierge pour une campagne sur place ou remplie des derniers constats.
- État de valorisation : toutes les valeurs de chaque tirage côte à côte (production, prix public, acquisition, estimation, assurance), chacune datée, avec ce qui est à vérifier.
- État de conservation : l’état de chaque tirage et ses dernières interventions.
Des informations fiables : les totaux sont faits par devise, jamais convertis ni arrondis avant la somme ; chaque tirage n’est compté qu’une fois ; une valeur sans date ou sans source est signalée ; un rapport dont les lignes ne retomberaient pas sur ses totaux n’est pas produit ; générer un rapport ne modifie jamais la bibliothèque.
Les inventaires qui impriment des valeurs, des détenteurs ou des localisations sont internes : ils demandent une justification, notée au journal des exports confidentiels, et portent « Confidentiel — document de gestion » sur chaque page. Les œuvres confidentielles n’y entrent que si vous le demandez ; sinon le rapport dit que ses totaux sont incomplets.
Catalogue raisonné
- La notice sépare l’œuvre, l’épreuve physique et la documentation : l’auteur et le statut de l’attribution ; l’édition en une ligne (« Édition de 8 + 2 EA ») et chaque exemplaire nommé sans ambiguïté (« 3/8 », « EA 1/2 », « Tirage d’exposition ») ; puis les justifications de l’attribution et de la datation, les sources (documents de l’œuvre avec leur date et leur cote), la provenance, les expositions et la bibliographie.
- À la place de l’image : Reproduction exclue et son motif, ou Reproduction indisponible.
Corrections
- Numérotation : si le registre des numéros ne peut pas être lu, la numérotation reste verrouillée.
- Certificats : « Clé compromise » ne révoque plus rien tant que le nombre de certificats n’a pas pu être lu.
- Imports CSV : un guillemet jamais refermé bloque l’import et dit à quelle ligne, au lieu de perdre la suite du fichier sans prévenir.
- Notice : publier avec des modifications en cours demande d’abord de les enregistrer.
- Confidentialité : la pièce justificative d’une vente aux montants confidentiels, et le lieu saisi en texte libre d’un agent confidentiel, ne sortent plus dans les exports ni les rapports.
- Licence : une licence délivrée pour un autre Mac n’ouvre plus rien sur celui-ci.
Grandes bibliothèques
- Catalog est désormais mesuré avec 250 000 fichiers sur plusieurs disques, dont un débranché. Le guide (Dépannage et FAQ) dit la place à prévoir et conseille d’importer dossier par dossier.
- Arrêter un import pendant la lecture des métadonnées prend effet aussitôt.